FAX受注の手入力地獄から脱却｜製造業の受発注システム選び、インフォマート・ワンダーカートとの比較

「今日も20件のFAX注文書を、1件ずつ手入力...」

製造業の受注担当者が毎日直面する、この時間のかかる作業。あなたの会社でも同じ課題を抱えていませんか？

製造業のFAX受注、こんな課題ありませんか？

名古屋市の製造業A社（従業員20名）の事例をご紹介します。親会社が販売を担当し、A社が製造を担当する体制で、親会社が受ける顧客からの注文をA社で生産・出荷しています。

現状の業務フローでは、約20社の顧客から届くFAX注文書を、受注担当者2-3名が既存の販売管理システムに手入力しています。1日あたり平均20件の受注があり、1件あたり平均10分かかるため、毎日3-4時間をこの作業に費やしています。

さらに深刻なのは、顧客ごとに発注書のフォーマットが異なることです。A社、B社、C社...それぞれが独自の様式を使っており、項目の配置も記載方法もバラバラ。新しい顧客が増えるたびに、また新しいフォーマットに対応する必要があります。

加えて、FAXは何度かやり取りをすると文字がかすれて読みづらくなります。「これは5なのか6なのか」「小数点はどこにあるのか」と目を凝らしながら確認する時間も馬鹿になりません。読み間違えれば誤出荷につながるため、神経を使う作業です。

顧客ごとの特別対応も課題です。「この顧客は納期を必ず明日に設定」「この顧客は送料を別途計上」など、暗黙のルールが多数存在します。これらは担当者の頭の中にしかなく、新人が入っても教えるのに時間がかかります。

既存の販売管理システムは受注から出荷、請求、入金、売掛金管理まで一気通貫で管理できており、使い勝手も良いため、このシステムは残したい。しかし受注入力の部分だけがボトルネックになっている。これが、多くの中小製造業が直面している現実です。

インフォマート・ワンダーカートを検討されたA社の悩み

A社の担当者様は、展示会などで情報収集を進め、インフォマートとワンダーカートの2社と既に打ち合わせをされていました。しかし、どちらも決定打に欠けると感じられていました。

インフォマートは、大手企業や多数の取引先を持つ企業向けの受発注プラットフォームです。取引先企業にもインフォマートに加盟してもらい、Web上で発注してもらう仕組みです。確かに理想的ですが、A社の営業担当からは「20社の顧客全員に、新しいシステムでの発注をお願いするのは現実的ではない」という意見が出ていました。

特に、長年の取引がある顧客や、FAXでの発注に慣れている顧客に対して、「今日からWebで発注してください」とお願いすることへの心理的なハードルは高いものがあります。顧客側も新しいシステムの使い方を覚える必要があり、場合によっては取引を見直されるリスクすらあります。

ワンダーカートは、ECサイトを構築できるプラットフォームで、BtoB受注にも対応しています。しかしこちらも基本的には顧客にWeb発注をしてもらう前提であり、既存のFAX受注フローをそのまま効率化する機能は限定的でした。

A社が本当に求めていたのは、「顧客は今まで通りFAXで発注できて、A社側の手入力だけが自動化される」という解決策だったのです。

FAX-OCR受注システムという第3の選択肢

Wikiだるまは、FAX注文書を自動で読み取り、データ化する機能を標準搭載した受発注管理システムです。顧客には今まで通りFAXで発注してもらい、A社側だけが業務効率化できるという、現実的なアプローチを提供します。

従来のワークフローは次のようなものでした。顧客からFAXが届く→受注担当者が注文書を確認→販売管理システムを開く→1項目ずつ手入力（顧客名、商品コード、数量、納期など）→入力ミスがないか再確認→次のFAXへ。この繰り返しで毎日3-4時間が消費されていました。

Wikiだるまを導入すると、このフローが劇的に変わります。顧客からFAXが届く→Wikiだるまが自動でOCR処理→データ化された注文内容を確認（10秒）→必要に応じて修正→既存システムへ自動連携。1件あたり10分かかっていた作業が、わずか30秒程度に短縮される見込みです。

最大の特徴は、顧客ごとに異なるフォーマットに対応できることです。A社の発注書は左上に顧客コード、B社の発注書は右下に顧客コード...というように配置が異なっていても、一度設定すれば自動で認識します。新しい顧客が追加された場合も、発注書のサンプルをスキャンして読み取り位置を設定するだけで、以降は自動化されます。

文字がかすれたFAXも、AIによる文字認識で高精度に読み取ります。もちろん100%完璧ではありませんが、確信度が低い文字は黄色でハイライト表示され、目視確認を促します。これにより、完全に見落とすリスクを防ぎつつ、確認時間を大幅に短縮できます。

顧客ごとの特別対応も自動化

Wikiだるまでは、顧客マスタに「自動適用ルール」を設定できます。

例えば、C社からの注文は常に翌日納期に設定される、D社からの注文は送料を別途加算する、E社からの注文は在庫優先で出荷する...といったルールを登録しておけば、FAXを読み取った瞬間に自動で適用されます。

これまで担当者の頭の中にしかなかった暗黙知が、システムに明文化されることで、属人化が解消されます。新人が入っても、システムが自動で適切な処理をしてくれるため、教育コストも削減されます。

ベテラン担当者が休んだり退職したりしても、業務が止まることはありません。誰でも同じ品質で受注処理ができる体制が構築できます。

「新規生産」か「在庫出荷」かを自動判定

A社が求めていたもう1つの機能が、受注内容に対して「新規に生産する必要があるか」「既存在庫から出荷できるか」を識別するフラグ機能でした。

Wikiだるまでは、受注データと在庫データを自動で照合し、在庫が十分にある場合は「在庫出荷」フラグを、在庫が不足している場合は「新規生産」フラグを自動で立てます。

在庫出荷の場合は即座に出荷指示が生成され、新規生産の場合は生産計画に自動で追加されます。これにより、受注から生産・出荷までの判断フローがスムーズになり、納期短縮にもつながります。

製造業特有の「作り置き在庫で対応できる商品」と「受注生産が必要な商品」の混在にも対応しています。商品マスタに「在庫優先」「都度生産」などの属性を設定しておけば、商品ごとに最適な処理が自動で選択されます。

既存システムとの連携方法

A社が最も懸念されていたのが、既存の販売管理システムとの連携でした。長年使ってきたシステムを入れ替えるのは現実的ではなく、受発注部分だけを切り出してWikiだるまに置き換えたいというニーズがありました。

Wikiだるまは、複数の連携方法に対応しています。

最も推奨されるのはAPI連携です。Wikiだるまで受注データが確定した瞬間に、既存システムのAPIを呼び出して自動でデータを送信します。リアルタイムで連携されるため、既存システム側でもすぐに受注情報を確認できます。

API連携が難しい場合は、CSV連携も可能です。Wikiだるまから受注データをCSV形式でエクスポートし、既存システムの一括取込機能でインポートします。1日1回、夕方に一括で連携するといった運用も可能です。

さらに高度な連携として、データベース直接連携も対応しています。既存システムのデータベースに対して、Wikiだるまから直接データを書き込む方式です。ただしこの方式は既存システムのベンダー様の協力が必要になるため、まずはAPI連携またはCSV連携から始めることをお勧めします。

A社の既存システムがどのような仕様であっても、何らかの形で連携できる柔軟性がWikiだるまの強みです。

Web受注にも対応可能

A社は当初、顧客にWebで発注してもらうことも検討されていました。もし将来的に一部の顧客がWeb発注に切り替えてくれる場合にも、Wikiだるまは対応できます。

Wikiだるまには、顧客向けの発注ポータル機能が標準搭載されています。顧客ごとにログインIDを発行し、Web画面から直接発注してもらうことも可能です。

この場合、顧客は過去の発注履歴を参照しながら、商品を選択して数量を入力するだけで発注が完了します。FAXを送る手間も、電話で確認する手間もなくなり、顧客側にもメリットがあります。

FAX受注とWeb受注を併用できるため、「まずはFAXのままで始めて、徐々にWeb受注に移行する」という段階的なアプローチも可能です。無理に顧客に変更を強いることなく、自然な形でデジタル化を進められます。

インフォマート・ワンダーカートとの比較

3つのシステムを比較してみましょう。

初期費用について、インフォマートは加盟料として50万円程度、ワンダーカートはプランにより30-100万円程度が相場です。Wikiだるまは初期費用0円でスタートできます。

月額費用について、インフォマートは月3万円から、ワンダーカートは月5万円から、Wikiだるまは月5万円からとなります。

顧客側の対応について、インフォマートは顧客も加盟が必要で、新しいシステムでの発注操作を覚える必要があります。ワンダーカートも同様に、顧客にWebサイトでの発注を依頼する必要があります。Wikiだるまは顧客側は今まで通りFAXで発注できるため、何も変わりません。

FAX注文書の自動読み取りについて、インフォマートとワンダーカートは基本的に非対応（別途カスタマイズが必要）ですが、Wikiだるまは標準機能として搭載されています。

異なるフォーマットへの対応について、インフォマートとワンダーカートは統一フォーマットが前提ですが、Wikiだるまは顧客ごとに異なるフォーマットを登録可能です。

既存システムとの連携について、いずれもAPI連携またはCSV連携に対応していますが、Wikiだるまは製造業の既存システム連携に特化した実装が可能です。

在庫連動機能について、インフォマートとワンダーカートは別途在庫管理システムが必要ですが、Wikiだるまは在庫管理機能が統合されています。

導入期間について、インフォマートとワンダーカートは顧客への説明・加盟依頼に2-3ヶ月かかりますが、Wikiだるまは自社のみの導入で2-4週間で稼働開始できます。

想定される導入効果

従業員20名規模の製造業で、1日20件のFAX受注を処理している場合の効果試算をご紹介します。

導入前の想定として、1日あたり受注件数は平均20件、1件あたりの入力時間は10分、受注担当者の作業時間は1日3-4時間、月間作業時間は約80時間です。時給換算2,500円として、月間人件費は20万円かかっている計算になります。

さらに、入力ミスによる誤出荷が月1-2件発生する可能性があり、その対応に別途時間を要します。顧客ごとの特別対応ルールが属人化しており、担当者不在時は業務が滞るリスクがあります。

導入後の想定として、FAX自動読み取りにより1件あたりの確認時間が30秒程度に短縮され、受注担当者の作業時間は1日20-30分、月間作業時間は約10時間になる見込みです。人件費は月間2.5万円となり、月間17.5万円の削減効果が期待できます。

入力ミスによる誤出荷リスクが大幅に低減され、顧客ごとの自動適用ルールにより属人化が解消され、担当者不在時も問題なく受注処理が可能になります。

年間での削減効果として、人件費削減で約210万円、誤出荷対応コスト削減で約30万円、合計約240万円のコスト削減が見込まれます。

さらに定性的な効果として、受注担当者が単純作業から解放され、顧客対応や営業サポートなど付加価値の高い業務に時間を使えるようになります。受注から出荷までのリードタイムが短縮され、顧客満足度向上が期待できます。新人でも短期間で受注業務を担当できるようになり、教育コストが削減されます。

導入ステップ：最短2週間で稼働開始

導入の流れを説明します。

第1週目はキックオフと要件確認です。現行の受注フローをヒアリングし、顧客からの発注書サンプルを収集します。複数の顧客フォーマットを確認し、既存システムの連携仕様を確認します。

第2週目は環境構築とOCR設定です。Wikiだるまの環境をセットアップし、顧客ごとの発注書フォーマットをOCRに学習させます。テストデータでの読み取り精度を確認し、自動適用ルールを設定します。

第3週目はテスト運用と調整です。実際のFAX注文書でテスト運用を行い、読み取り精度やルール適用を微調整します。既存システムとの連携テストを実施し、受注担当者への操作トレーニングを行います。

第4週目は本稼働と並行運用です。本稼働を開始し、最初の1週間は既存の手入力と並行して運用します。問題がないことを確認後、完全移行します。

合計4週間で本稼働が可能ですが、顧客数や発注書フォーマットの複雑さによっては2週間での導入も検討できます。

料金プラン：初期費用0円から

推奨プランはスタンダードプランで、初期費用は0円です。

月額費用は15万円で、以下の機能が含まれます。FAX-OCR機能（顧客フォーマット登録無制限）、受発注管理機能、在庫管理機能、顧客マスタ管理、自動適用ルール設定、既存システム連携機能（CSV/API）、メール・チャットサポートです。

利用ユーザー数は10名まで、月間処理可能な受注件数は500件までとなります。

年間費用は180万円で、システム導入により年間240万円のコスト削減が見込まれるため、実質年間60万円のプラス効果が期待できます。

含まれるサポートとして、導入時の発注書フォーマット設定支援、既存システム連携の技術サポート、OCR読み取り精度の継続的な改善、メール・チャットサポート（平日9-18時）、月次定例会（運用状況確認）が提供されます。

よくある質問

顧客が使っている発注書フォーマットはバラバラですが、本当に対応できますか？という質問に対しては、はい、対応可能です。発注書のサンプルをいただければ、それぞれのフォーマットに合わせてOCR読み取り位置を設定します。新しい顧客が追加される場合も、随時追加設定が可能です。

FAXの文字がかすれている場合はどうなりますか？という質問に対しては、AI-OCRが高精度で読み取りますが、確信度が低い文字は黄色でハイライト表示され、目視確認を促します。完全に読み取れない場合は、該当箇所のみ手入力していただく形になります。

既存の販売管理システムを変更する必要がありますか？という質問に対しては、いいえ、必要ありません。Wikiだるまは受発注部分のみを担当し、既存システムにはCSVまたはAPIでデータを連携します。既存システムはそのまま使い続けられます。

顧客に何か依頼する必要がありますか？という質問に対しては、いいえ、顧客側は何も変更する必要がありません。今まで通りFAXで発注書を送っていただくだけです。これがインフォマートやワンダーカートとの大きな違いです。

導入にどれくらいの期間がかかりますか？という質問に対しては、最短2週間、標準で4週間程度です。顧客数や発注書フォーマットの種類によって変動しますが、インフォマートのように顧客への説明や加盟依頼が不要なため、大幅に短縮できます。

途中でプラン変更はできますか？という質問に対しては、はい、いつでも変更可能です。まずはスタンダードプランでスタートし、受注件数やユーザー数の増加に応じてアップグレードすることもできます。

まとめ：顧客に負担をかけず、自社だけで業務効率化

Wikiだるまが選ばれる3つの理由をご紹介します。

1つ目は、顧客側は何も変えずにFAXのまま。インフォマートやワンダーカートのように顧客にシステム変更を依頼する必要がなく、自社側だけで業務効率化が完結します。長年の取引関係を維持しながら、DXを推進できます。

2つ目は、異なるフォーマットにも柔軟に対応。20社それぞれ異なる発注書フォーマットでも、一度設定すれば自動で読み取ります。新しい顧客が増えても追加設定だけで対応可能です。

3つ目は、既存システムとスムーズに連携。長年使ってきた販売管理システムはそのまま活用し、受発注部分だけをWikiだるまに置き換えられます。システム全体を入れ替える必要はありません。

こんな企業様に最適です。FAX受注が1日10件以上ある製造業、顧客ごとに発注書フォーマットが異なり手入力に時間がかかっている企業、既存の販売管理システムは使い続けたい企業、顧客にシステム変更を依頼するのは難しいと感じている企業、受注担当者の属人化を解消したい企業です。

次のステップとして、無料デモ（30分）を今すぐ予約してください。

実際の画面で、以下をご体験いただけます。顧客の発注書サンプルを使ったOCR読み取りデモ、既存システムとの連携イメージ確認、御社の受注フローに合わせたカスタマイズ提案、導入スケジュールと費用の詳細説明です。

導入検討資料（PDF 20ページ）も無料でお送りします。

Wikiだるまチームの導入相談専用窓口は平日9:00-18:00です。「FAX受注の自動化について相談したい」とお伝えください。

初期費用0円、月額15万円から。FAX受注の手入力地獄から、今すぐ解放されませんか？