20年前の受発注システムから脱却する標準機能型リプレイス戦略｜手入力削減・需要予測を初期費用0円で実現

製造業において20年以上稼働しているスクラッチ開発の受発注システムは、当時は最先端だったかもしれません。しかし今では「UIが古くて使いにくい」「手入力作業が多すぎる」「需要予測ができない」といった課題が顕在化し、業務効率を大きく阻害しています。

システムリプレイスを検討する際、多くの企業が「また数百万円かけてスクラッチ開発するしかないのか」と躊躇します。しかし実は、標準機能が充実した現代のSaaS製品を活用すれば、カスタマイズなしで大幅なコスト削減と機能向上を同時に実現できるのです。

この記事では、レガシーシステムからのリプレイスを成功させるための戦略と、標準機能で実現できる具体的な業務改善について解説します。

レガシーシステムが抱える3つの本質的課題

課題1：手入力作業による人的リソースの浪費

20年前のシステムは「データを記録する」ことが主目的でした。受注データの入力、在庫数の手動更新、出荷実績の転記など、あらゆる作業が手入力前提で設計されています。

ある製造業では、受注から出荷までの一連のデータ入力に、担当者一人あたり1日2時間を費やしていました。50名体制なら1日100時間、年間で24,000時間もの工数が単純なデータ入力に消えていたのです。時給換算で年間数千万円の人件費が、付加価値を生まない作業に投下されていることになります。

現代のSaaS製品は「自動化」を前提に設計されています。受注データのCSVインポート、在庫の自動計算、出荷予定の自動生成など、手入力作業の大半を標準機能で自動化できます。これにより、担当者は本来やるべき業務判断や顧客対応に時間を使えるようになるのです。

課題2：データ活用不能による機会損失

レガシーシステムの多くは「過去のデータを蓄積する」機能はあっても「データを分析して未来を予測する」機能は持っていません。需要予測、在庫最適化、欠品リスク予測など、データドリブンな意思決定ができないのです。

製造業において需要予測ができないことは、過剰在庫と欠品の両方を引き起こします。過剰在庫は倉庫コストと廃棄ロスを生み、欠品は販売機会の損失と顧客満足度の低下につながります。ある企業では、需要予測ができないことで年間1,000万円以上の在庫コストが発生していたケースもあります。

現代のSaaS製品には、過去の受発注データと季節変動を考慮した需要予測機能が標準搭載されています。AIやアルゴリズムによる自動予測により、適正在庫を維持しながら欠品リスクを最小化できるのです。

課題3：UI/UXの古さによる生産性低下

20年前のシステムは、Windows 2000やXPの時代に設計されています。画面遷移が多い、検索機能が貧弱、エラーメッセージが分かりにくいなど、現代の業務スピードに全く対応できていません。

特に深刻なのが「新人教育の長期化」です。古いUIのシステムは直感的に操作できないため、マニュアルを読み込み、先輩社員から個別指導を受けなければ使えません。新人が一人前に操作できるようになるまで3ヶ月以上かかるケースも珍しくありません。

現代のSaaS製品は、スマートフォンやWebサービスと同様の直感的なUIを採用しています。マニュアルを読まなくても操作でき、新人でも1週間程度で習得可能です。これにより教育コストを大幅に削減できます。

「またスクラッチ開発」が失敗する理由

レガシーシステムのリプレイスを検討する際、多くの企業が「現行システムの機能をすべて再現したい」と考えます。そして「それならまたスクラッチ開発しかない」という結論に至ります。

しかしこのアプローチには、以下のような落とし穴があります。

失敗パターン1：開発費用が想定の2倍に膨れ上がる

スクラッチ開発の見積もりは、当初の想定より大幅に増加するケースが多発しています。ある企業では「予算300万円」で開始したプロジェクトが、要件定義の段階で「開発費600万円」に跳ね上がりました。

要件定義を進めると「この機能も欲しい」「あの処理も必要」と次々に要望が追加されます。既存システムで実現していた機能をすべて盛り込むと、開発工数が膨れ上がるのは必然です。

さらに、開発会社が「御社専用の特別な機能」として提案する内容の多くは、実は他社でも必要とされる一般的な機能です。それを個別開発することで、本来不要なコストを支払っているケースが非常に多いのです。

失敗パターン2：開発期間が1年以上に延びる

スクラッチ開発の典型的なスケジュールは、要件定義3ヶ月、設計2ヶ月、開発4ヶ月、テスト2ヶ月、移行1ヶ月で合計12ヶ月です。しかし実際には、要件の追加変更やバグ修正で18ヶ月以上かかることも珍しくありません。

この間、現行の古いシステムを使い続けることになります。業務効率の悪さ、手入力作業の多さ、データ活用不能という課題は1年以上解決されないのです。その機会損失は計り知れません。

一方、SaaS製品なら即日導入が可能です。データ移行に1〜2ヶ月かかったとしても、3ヶ月以内には新システムで業務を開始できます。

失敗パターン3：完成後の保守費用が高額

スクラッチ開発のシステムは、開発会社に保守を依頼するしかありません。軽微な修正でも「追加開発扱い」となり、1件あたり数十万円の費用が発生します。

さらに深刻なのが「開発会社の撤退リスク」です。開発を担当した会社が事業撤退したり、担当エンジニアが退職したりすると、システムの保守が不可能になります。実際に、開発会社が倒産してブラックボックス化したシステムを抱え、身動きが取れなくなっている企業も存在します。

SaaS製品なら、すべてのユーザーが同じシステムを使っているため、機能改善や不具合修正が自動的に適用されます。保守費用は月額料金に含まれており、追加コストは発生しません。

標準機能型リプレイスの5つのメリット

「現行システムの機能をすべて再現する」のではなく「標準機能で実現できる業務フローに変える」という発想転換が、成功の鍵です。

メリット1：初期費用を10分の1に削減

スクラッチ開発なら開発費だけで300万円〜800万円かかるところ、標準機能型のSaaS製品なら初期費用0円で導入できます。

ある製造業では、スクラッチ開発の見積もりが600万円だったのに対し、SaaS製品を選択して初期費用0円、月額15万円で導入に成功しました。年間コストで比較すると、スクラッチ開発は600万円（初期）+ 60万円（保守）= 660万円に対し、SaaS製品は180万円（月額15万円×12ヶ月）で、初年度だけで480万円のコスト削減を実現したのです。

削減した予算は、他の業務改善施策やDX投資に回すことができます。

メリット2：導入期間を6分の1に短縮

スクラッチ開発が12ヶ月以上かかるのに対し、標準機能型のSaaS製品なら1〜2ヶ月で本番稼働できます。

導入プロセスは極めてシンプルです。まず既存データをCSV形式でエクスポートし、SaaS製品にインポートします。次に業務フローを標準機能に合わせて調整し、担当者向けのトレーニングを実施します。これだけで、システム移行は完了です。

早期に新システムを稼働させることで、手入力作業の削減、需要予測の活用、業務効率化といった効果を早く享受できます。「1年後に完璧なシステム」よりも「2ヶ月後に実用的なシステム」の方が、ビジネスインパクトは大きいのです。

メリット3：需要予測など高度機能が標準搭載

レガシーシステムには存在しなかった高度な機能が、現代のSaaS製品には標準搭載されています。

特に重要なのが需要予測機能です。過去の受注データ、季節変動、トレンド分析を組み合わせて、将来の需要を自動予測します。これにより、適正在庫を維持しながら欠品リスクを最小化できるのです。

ある食品製造業では、需要予測機能の導入により在庫回転率が1.5倍に向上し、倉庫コストを年間800万円削減しました。同時に欠品率も30%減少し、顧客満足度が大幅に向上したのです。

需要予測以外にも、在庫アラート機能（発注点割れの自動通知）、出荷予定の自動生成、請求書の自動作成など、業務を効率化する機能が標準で提供されています。

メリット4：自動化による工数削減

標準機能型のSaaS製品は「手入力を最小化する」設計思想で作られています。

例えば受注管理では、CSVインポート機能により顧客からの注文データを一括取り込みできます。手入力で1件5分かかっていた作業が、100件まとめて5秒で完了します。

在庫管理では、入出庫データと連動して在庫数が自動計算されます。手作業で在庫表を更新していた作業が完全に不要になります。

出荷管理では、受注データから出荷予定を自動生成し、出荷ラベルも自動印刷できます。手書きの出荷伝票を作成していた作業がゼロになります。

ある製造業では、これらの自動化により担当者の業務時間を1日2時間削減し、年間で1,200時間の工数削減を実現しました。削減した時間を新規顧客開拓や品質改善活動に充てることで、売上増加につながったのです。

メリット5：継続的な機能改善

SaaS製品の最大の利点は、継続的に機能が改善されることです。すべてのユーザーから寄せられるフィードバックを元に、毎月のように新機能が追加されたり、使い勝手が向上したりします。

レガシーなスクラッチシステムは、一度完成したら「固定資産」として何年も変わりません。改善要望があっても追加開発費用が必要で、実現までに数ヶ月かかります。

SaaS製品なら、新機能が追加されても追加費用はかかりません。ある日ログインしたら「新機能が使えるようになっていた」という体験ができるのです。

既存システムとの連携戦略

「SAP」「会計ソフト」「WMS（倉庫管理システム）」など、既存システムとの連携は多くの企業が懸念するポイントです。しかし実は、CSV連携という標準的な方法で十分に実現できます。

CSV連携の実践的アプローチ

多くの企業が「API連携でないと不安」と考えますが、実務上はCSV連携で問題ないケースがほとんどです。

例えば受発注システムからSAPへのデータ連携は、以下の流れで実現できます。

まず受発注システムから「受注データ」「在庫データ」「出荷データ」をCSV形式でエクスポートします。多くのSaaS製品には自動エクスポート機能があり、毎日決まった時刻に自動でCSVファイルを生成できます。

次にCSVファイルをSAPにインポートします。SAP側にもCSVインポート機能があるため、手動またはスクリプトで自動取り込みが可能です。

この方法なら、追加開発費用ゼロで連携を実現できます。API連携のために数百万円の開発費をかけるよりも、はるかに現実的です。

連携頻度の最適化

「リアルタイム連携でないと困る」と考える企業もありますが、実際には1日1回のバッチ連携で十分なケースがほとんどです。

受注データは当日中にSAPに反映されれば経理処理に支障はありません。在庫データも翌日の生産計画に反映されれば問題ありません。

むしろリアルタイム連携にこだわることで、システムの複雑化とコスト増加を招きます。業務の実態に合わせて、適切な連携頻度を選択することが重要です。

標準機能で実現すべき5つの業務改善

レガシーシステムから標準機能型SaaS製品に移行する際、以下の5つの業務改善を必ず実現しましょう。

改善1：受発注データの自動取り込み

顧客からの注文データをCSVで受け取り、システムに一括インポートする運用に変更します。手入力による転記作業がゼロになり、入力ミスも撲滅できます。

取引先が多い場合でも、各社のCSVフォーマットを登録しておけば、自動的に正しい形式で取り込めます。担当者は確認ボタンを押すだけで、データ入力作業から解放されます。

改善2：在庫数の自動計算

入荷データと出荷データを入力すれば、在庫数が自動計算される仕組みにします。手作業で在庫表を更新していた作業が完全に不要になります。

さらに在庫アラート機能により、発注点を割り込んだ商品を自動通知できます。担当者は通知を見て発注するだけで、欠品リスクを回避できます。

改善3：需要予測による発注自動化

過去の受注データを分析して、将来の需要を自動予測します。予測結果に基づいて発注点と発注量を自動計算し、発注作業を効率化します。

担当者の勘と経験に頼っていた発注業務が、データドリブンな意思決定に変わります。過剰在庫と欠品の両方を防ぎ、在庫回転率を大幅に向上できます。

改善4：出荷予定の自動生成

受注データから出荷予定を自動生成し、ピッキングリストや出荷ラベルも自動印刷できるようにします。手書きの出荷伝票を作成していた作業がゼロになります。

出荷実績を入力すれば在庫数も自動更新されるため、整合性が保たれます。「出荷したのに在庫が減っていない」というデータ不整合も発生しません。

改善5：請求書の自動作成

出荷データから請求書を自動作成します。手作業で請求書を作成していた経理担当者の工数が大幅に削減されます。

さらに請求データをCSVでエクスポートし、会計ソフトに取り込めば、会計処理も自動化できます。月末の締め作業がスムーズになり、残業時間を削減できます。

リプレイス成功のための5ステップ

標準機能型SaaS製品へのリプレイスを成功させるための、具体的なステップを解説します。

ステップ1：現行システムの機能を分類する

まず現行システムの機能を「絶対に必要な機能」「あれば便利な機能」「実はほとんど使っていない機能」の3つに分類します。

「絶対に必要な機能」だけを洗い出せば、実は標準機能で十分カバーできることに気づくはずです。「実はほとんど使っていない機能」をスクラッチ開発で再現する必要はありません。

ステップ2：標準機能で実現可能か検証する

候補となるSaaS製品のデモ環境を使い、実際の業務フローが実現できるか検証します。この段階で「標準機能だけで80%以上の業務がカバーできる」と確認できれば、リプレイスは成功します。

逆に「標準機能では50%しかカバーできない」場合は、その製品は適していません。別の製品を探すか、業務フローを見直す必要があります。

ステップ3：業務フローを標準機能に合わせて調整する

「システムを業務に合わせる」のではなく「業務をシステムに合わせる」という発想が重要です。標準機能に合わせて業務フローを調整することで、カスタマイズを回避できます。

例えば「現行システムでは受注伝票を3枚印刷していた」という運用があっても、新システムでは「データで管理し、必要なときだけ1枚印刷する」という運用に変更できます。むしろその方が効率的です。

ステップ4：データ移行計画を立てる

既存システムからデータをCSV形式でエクスポートし、新システムにインポートする計画を立てます。マスタデータ（商品、取引先など）と実績データ（受注履歴、在庫履歴など）を分けて移行すると、作業がスムーズです。

データクレンジング（重複削除、表記揺れ統一など）も重要です。レガシーシステムには長年蓄積された「ゴミデータ」が含まれているため、移行前に整理しましょう。

ステップ5：段階的に移行する

いきなり全社一斉移行するのではなく、まず一部の部門や拠点で試験運用を開始します。問題がないことを確認してから、全社展開するアプローチが安全です。

試験運用期間中は、旧システムと新システムを並行稼働させます。新システムでの入力を優先し、旧システムは参照専用として残しておけば、万が一のトラブルにも対応できます。

コスト比較：スクラッチ開発 vs 標準機能型SaaS

実際のコストを比較してみましょう。50名規模の製造業が受発注システムをリプレイスする場合を想定します。

スクラッチ開発の場合

初期費用として開発費が600万円、サーバー構築費が100万円、合計700万円が必要です。さらに年間保守費用として60万円が毎年発生します。5年間の総コストは、700万円（初期）+ 300万円（保守5年分）= 1,000万円です。

加えて、機能追加や改修が発生するたびに追加開発費が必要です。年間で平均100万円の追加開発費が発生すると仮定すれば、5年間の総コストは1,500万円に達します。

標準機能型SaaS製品の場合

初期費用0円、月額15万円で導入できます。5年間の総コストは、0円（初期）+ 900万円（月額15万円×60ヶ月）= 900万円です。

機能改善は自動的に適用されるため、追加費用は発生しません。5年間で600万円のコスト削減を実現できます。

さらに重要なのが「早期効果」です。スクラッチ開発は1年後にようやく稼働開始しますが、SaaS製品は2ヶ月後には業務改善効果が出始めます。手入力工数の削減、需要予測による在庫最適化など、年間で500万円以上の効果が見込めます。

総合的に考えると、5年間で1,000万円以上のコストメリットがあるのです。

まとめ：レガシーシステム脱却の決断

20年前のスクラッチシステムは、確かに当時の業務には最適化されていました。しかし時代は変わり、業務の複雑化、データ活用の重要性、自動化のニーズが高まっています。

「現行システムの機能をすべて再現する」という発想を捨て、「標準機能で実現できる業務フローに変える」という発想転換が、リプレイス成功の鍵です。

初期費用0円、月額15万円程度から導入できる標準機能型のSaaS製品なら、スクラッチ開発の10分の1のコストで、より高度な機能を手に入れられます。導入期間も6分の1に短縮でき、早期に業務改善効果を享受できます。

レガシーシステムの課題に苦しんでいるなら、今こそ標準機能型SaaS製品への移行を検討する絶好のタイミングです。