外貨建て請求書の電子化とワークフローシステム｜200～300名規模企業の承認業務効率化ガイド

製造業や商社において、海外取引が増えるにつれて「外貨建ての請求書管理」が大きな課題となります。特に従業員200～300名規模の企業では、日本円だけでなく米ドル、ユーロ、人民元など複数通貨での請求書を月に数百枚発行するケースも珍しくありません。しかし、多くの請求書発行システムや電子承認ツールは日本円にしか対応しておらず、外貨建て請求書は結局紙で出力せざるを得ない状況が続いています。

さらに、紙で出力された請求書と請求伝票（社内控え）をセットで起案し、部門長や経理部長など複数の承認者を経由して承認を得るというプロセスは、時間がかかるだけでなく、承認漏れや紛失のリスクも高まります。「前任者が退職してワークフローが止まった」「承認者が出張中で書類が滞留している」といったトラブルも日常的に発生します。

この記事では、外貨を含む請求書の電子化から承認ワークフロー、電子サイン機能までを一元化し、業務効率を劇的に改善する方法を解説します。

外貨建て請求書の電子化が難しい理由と解決策

多くの企業が外貨建て請求書の電子化に踏み切れない理由は、一般的な請求書発行システムが複数通貨に対応していないことです。特に以下のような課題があります。

まず、通貨単位の表示問題です。日本円なら「円」「¥」で統一されますが、米ドルなら「USD」「$」、ユーロなら「EUR」「€」と表記が複数あり、取引先ごとに指定される表記方法も異なります。システムによっては通貨記号のフォントが正しく表示されないケースもあります。

次に、為替レートの管理です。外貨建て取引では、売上計上時の為替レートを記録し、後日の入金時には実際の入金レートとの差額（為替差損益）を計算する必要があります。これを手作業で管理するのは非常に煩雑です。

さらに、消費税や源泉税の取り扱いも複雑です。外貨建て取引でも日本の消費税が適用されるケースがあり、その場合は円換算した金額に対して税額を計算しなければなりません。

Wikiだるまの請求書管理機能では、複数通貨に標準対応しており、通貨ごとのテンプレート設定、為替レート自動取得、税額計算ルールの柔軟な設定が可能です。独自の販売管理システムや会計システムから出力したデータをCSV形式で取り込めば、外貨建ての請求書も自動生成できます。

請求書と請求伝票をセットで起案する承認ワークフロー

紙ベースの運用では、請求書（顧客向け）と請求伝票（社内控え）を別々に印刷し、ファイリングして回覧するという手間がかかります。しかし、電子化すれば両方を1つのワークフローで同時に処理できます。

理想的なワークフローは以下の通りです。まず、営業担当者が売上計上した際に、システムから請求書と請求伝票のPDFが自動生成されます。次に、その2つのファイルをセットにして起案し、承認ルートに従って順次承認されていきます。最終承認が完了すると、請求書のみが顧客にメール送信され、請求伝票は社内の電子保管庫に自動保存されます。

このプロセスを実現するには、ワークフローシステムが以下の機能を備えている必要があります。第一に、複数ファイルの同時起案機能です。請求書と請求伝票を別々に起案すると、片方だけ承認されて片方が忘れられるというミスが発生します。第二に、承認ルートの柔軟な設定機能です。部署や金額によって承認者が変わる場合、事前にルールを設定しておく必要があります。第三に、承認履歴の完全な記録機能です。誰がいつ承認したかを後から確認できることは、監査対応やトラブル解決に不可欠です。

Wikiだるまのワークフロー機能は、これらの要件を全て満たしており、初期設定時に部門横断の承認ルートを柔軟に設定できます。また、承認者が不在の場合の代理承認や、期限超過時の自動エスカレーション機能も備えています。

部門横断の承認ルート設定と初期設定代行

従業員200～300名規模の企業では、営業部、経理部、管理部など複数部門が関与する承認プロセスが一般的です。例えば、100万円以上の請求書は「営業担当→営業部長→経理部長→経営企画部長」という4段階の承認が必要、といったルールが設定されている場合があります。

このような複雑な承認ルートを運用開始前に全てシステムに登録しておくことは、導入プロジェクトの成否を左右します。しかし、多くのシステムでは「マニュアルを見ながら自分たちで設定してください」というスタンスであり、結果として設定ミスや運用の混乱を招きます。

Wikiだるまでは、導入時に専任の担当者が現行の承認フローをヒアリングし、システム上での設定を代行します。承認ルートだけでなく、通知メールのテンプレート、承認期限の設定、例外処理のルールなども含めて、運用開始時点で完全に動作する状態を構築します。これにより、導入後すぐに全社員がシステムを使い始めることができます。

電子サイン機能と法的有効性の確保

紙の請求書では、承認者が印鑑を押すことで承認の証明としていました。電子化後も同様に、承認者の意思表示を明確にする仕組みが必要です。それが電子サイン（電子印）機能です。

電子サインには、画像として印影を貼り付けるだけの簡易的なものから、電子署名法に基づく法的拘束力のあるものまで、いくつかのレベルがあります。社内承認用途であれば、簡易的な電子印でも十分ですが、顧客に送付する正式な請求書には、改ざん防止機能を備えた電子署名を使うことをお勧めします。

Wikiだるまでは、承認者ごとに電子印を事前登録しておき、承認ボタンをクリックすると自動で電子印が押印される仕組みを採用しています。また、タイムスタンプ機能により、いつ誰が承認したかを後から証明することも可能です。

電子化された請求書の顧客への送付方法

承認が完了した請求書を顧客に送付する方法は、大きく分けて3つあります。第一に、システムから直接メール送信する方法です。これが最も効率的で、送付履歴も自動で記録されます。第二に、請求書PDFをダウンロードして、自社のメールシステムから送付する方法です。セキュリティポリシーで外部システムからのメール送信が制限されている場合に有効です。第三に、請求書を印刷して郵送する方法です。電子化に対応していない取引先向けには、この方法を併用することになります。

Wikiだるまでは、これら全ての方法に対応しています。取引先ごとに送付方法を設定しておけば、承認完了後に自動で適切な方法が選択されます。また、メール送信時には開封確認機能もあり、相手が請求書を確認したタイミングも把握できます。

従業員300名未満の中堅企業に最適な導入計画

外貨対応の請求書電子化とワークフローシステムの導入は、半年程度のプロジェクト期間を想定するのが現実的です。具体的なスケジュールは以下の通りです。

1～2ヶ月目は要件定義とシステム選定の期間です。現行の請求書フォーマット、承認ルート、外貨取引の実態などを詳細にヒアリングし、システムの設定内容を固めます。3～4ヶ月目は初期設定とテスト運用の期間です。実際のデータを使ってシステムを設定し、一部の部門でテスト運用を開始します。5～6ヶ月目は全社展開と定着化の期間です。全部門にシステムを展開し、操作トレーニングを実施します。

この6ヶ月の間に、既存の紙ベース運用と並行してシステムを動かすことで、移行リスクを最小限に抑えられます。また、予算については、初期費用と月額費用のバランスを考慮する必要があります。来年度（26年4月～27年3月）の予算で導入するなら、初期費用を抑えて月額費用で柔軟に対応できるSaaS型システムが適しています。

Wikiだるまは初期費用0円、月額15万円から（200～300名規模の場合）導入可能です。外貨対応や複雑なワークフロー設定も標準機能で実現できるため、高額なカスタマイズ費用は不要です。

まとめ

外貨建て請求書の電子化は、従来の請求書システムでは対応が難しいため、多くの企業が紙運用を続けています。しかし、複数通貨に対応し、部門横断の承認ルート設定、電子サイン機能を備えた統合システムを導入すれば、業務効率を大幅に改善できます。

従業員200～300名規模の中堅企業にとって、半年間の導入プロジェクトは現実的なスケジュールです。来年度予算での導入を検討しているなら、今から要件定義を始めることをお勧めします。まずは無料デモで、外貨対応の請求書テンプレートや承認ワークフローの実際の動きをご確認ください。