在庫ズレを防ぐ方法 - 月200万円の損失を回避する現実的な手法

「毎月の棚卸で200万円から300万円の在庫ズレが見つかっている」。これは決して誇張ではなく、実際に複数の美容商材卸売業や食品卸売業から報告されている現実です。

在庫ズレがもたらす損失は、単なる帳簿と実在庫の差だけではありません。欠品につながる売上ロス、過剰在庫による処分費用、月末の棚卸に費やされる人件費、その後のズレ調査に費やされる管理工数。これらを合算すると、月額で数百万円、年間では数千万円の損失になっている企業も存在します。

この記事では、在庫ズレの原因を特定し、それぞれの原因に対して現実的に実装可能な対策をご紹介します。

在庫ズレの5つの主要な原因

原因1：手入力ミスと聞き間違い

Excelでの在庫管理における最大の問題が、手入力です。営業から「商品A 100個出庫」と連絡が入ると、事務スタッフは「100」とExcelに入力します。この過程で複数のミスが発生する可能性があります。

営業の話を聞き間違えて「100」を「1,000」と聞き取ってしまう。そのまま入力してしまう。後になって「あれ、在庫が合わない」と気づく。あるいは、電話を聞きながら入力するため、数字を見間違えて「100」を「10」と入力してしまう。

ある食品卸売業では、月末の棚卸時に原因不明の在庫ズレが見つかり、その調査に2日間を費やすことが月1回の定例業務になっていました。その後、詳細に調査した結果、3ヶ月前の営業との電話で「500」を「5,000」と聞き間違えたことが原因だったことが判明したのです。

原因2：入力漏れと重複入力

複数のスタッフが関わると、入力漏れや重複入力が発生します。営業Aが「商品B 50個出庫」とExcelに入力した。その直後、営業Bが「商品B 50個出庫」とシステムに別途報告した。どちらが正確なのか、判明しません。

あるいは、緊急の出庫があったため、後で事務スタッフが入力することになった。しかし忙しさに紛れて、その入力がそのまま忘れられてしまった。月末の棚卸で初めて気づくというパターンも珍しくありません。

複数のスタッフが同じExcelファイルを開いていた場合、最後に保存した方の編集内容だけが反映されます。同時に複数のスタッフが編集した場合、先に保存した方の変更は全て失われます。

原因3：ファイルのバージョン混乱

メールでExcelファイルが送信されると、バージョン管理が混乱します。「在庫表_20250115.xlsx」「在庫表_最新版.xlsx」「在庫表_本当の最新版.xlsx」というように、どんどん増えていくのです。

どのファイルが本当の最新版なのか、誰にもわかりません。営業が古いバージョンを見て「商品A は在庫がある」と顧客に約束したのに、実は新しいバージョンでは在庫が0だった。こういったトラブルが起こります。

複数の拠点で同じ商品を管理している場合、拠点ごとに異なるExcelファイルを持つことになり、拠点間での在庫情報が一致しません。本社の報告と現地の報告が異なっているという事態が、定期的に発生してしまうのです。

原因4：棚卸データの手入力

月末の棚卸では、実在庫を1つずつ数えて、その数字を手書きで記録して、帰宅後に手書きの数字をExcelに入力します。この過程で手入力ミスが発生します。

数えた数字を「2,000」と手書きしたのに、Excelに入力する際に「20,000」と誤って入力してしまう。数えた時点では正確だったのに、入力の段階で誤りが生じるのです。ある企業では、棚卸から1週間後に「あの商品の棚卸数字、もう一度確認してもらえますか」という問い合わせが営業から入り、当初の入力が誤りだったことが判明したという事例もあります。

原因5：複数EC展開時の同期遅延

メルカリ、Amazon、楽天、自社ECサイトで同じ商品を販売している企業では、各プラットフォーム間の在庫同期がシステムで自動化されていないと、売り越しが発生します。

朝8時にメルカリで「商品A 10個在庫」と表示されています。9時にメルカリで5個が売れました。しかし事務スタッフが各プラットフォームの在庫を確認し、手動で更新するのに30分かかります。その間に、Amazonで「商品A 6個」の注文が入ります。実在庫は4個のみだったため、売り越しが発生してしまいます。

通常、売り越しによるキャンセルの手数料は販売店側の負担です。Amazonでは販売手数料が返却されません。これが月に複数回発生すると、かなりの損失になります。

在庫ズレを防ぐための5つの実装可能な施策

施策1：バーコード読み取りによる入出庫の自動化

最も効果的な施策は、バーコードリーダーを導入して、入出庫をすべてシステムで自動管理することです。手入力ミスはほぼゼロになります。

Wikiだるまのようなシステムであれば、バーコード読み取り機能が標準で組み込まれており、一般的なハンディターミナルやスマートフォンのカメラでも読み取り可能です。複雑なカスタマイズなしに、導入から1ヶ月以内に運用を開始できるのが利点です。

ただし、すべての企業に適用可能かというと、そうではありません。小規模な企業では、バーコードリーダーとシステムの導入コストが高い場合があります。しかし、毎月数百万円の在庫ズレが発生している企業にとっては、年間200万円から300万円のシステム投資で問題が解決するならば、投資効果は十分にあります。

月200万円の在庫ズレが年間2,400万円だとすれば、システム導入で50%削減できるだけでも、年間1,200万円の効果が得られるのです。

施策2：クラウド型システムによるファイルの一元化

Excelの共有と複数ファイルの混在という問題は、クラウド型システムの導入で根本的に解決します。すべてのスタッフが、常に同じシステム、同じデータにアクセスしている状態になります。

ファイルのバージョン混乱は起こりません。複数のスタッフが同時にアクセスしても、最新データが反映されます。拠点が複数あっても、本社と各拠点が同じシステムの同じデータを見ている状態です。

さらに、クラウド型システムなら、営業がスマートフォンから外出先でも在庫を確認できます。顧客から「この商品、今在庫ありますか」と聞かれたとき、スマートフォンでシステムを確認して、その場で回答することができるのです。

施策3：複数ECプラットフォームとの自動連携

Wikiだるまのような段階的成長型システムの中には、複数のECプラットフォームとのAPI連携に対応しているものがあります。Shopify、BASE、メルカリショップス、楽天など、複数のプラットフォームの在庫を自動で同期させるのです。

朝8時にメルカリで5個が売れたら、Wikiだるまのようなシステムであれば、リアルタイムでメルカリの在庫が減ります。同時にAmazonの在庫も減ります。自社ECサイトの在庫も減ります。その結果、売り越しトラブルはほぼ発生しなくなります。

この機能を導入すれば、事務スタッフが手動で各プラットフォームの在庫を更新する作業は完全に不要になります。

施策4：スマートフォンでの棚卸機能

最新のクラウド型在庫管理システムの中には、スマートフォンでバーコードを読み取りながら棚卸できる機能を持つものが増えています。タブレットやスマートフォンを持ちながら実在庫を数えて、そのまま「棚卸データ」として記録していくのです。

帰宅後に手書きをExcelに転記する必要がありません。棚卸の時点で、すでにシステムに記録されています。翌日には帳簿在庫と実在庫の差異が自動計算されて、報告書として出力されます。

従来は棚卸に8時間から12時間かかっていた企業でも、スマートフォン棚卸の導入により、3時間から4時間に短縮されるケースが多いです。

施策5：リアルタイムアラート機能による早期発見

在庫が一定数を下回った際に、自動的にアラートが表示される機能があります。このアラート機能により、在庫ズレを早期に発見することができます。

本来は100個のはずの在庫が、システム上では5個になっていた。アラートが表示されます。その時点で調査を開始すれば、比較的最近の入力ミスやシステムの不具合を特定することができます。月末まで放置して、その時点で気づくのと比べて、問題の原因特定がはるかに簡単になります。

導入の優先順位の付け方

すべての施策を同時に導入するのは現実的ではありません。優先順位をつけて、段階的に導入することをお勧めします。

第1段階は、クラウド型システムの導入とバーコード入出庫の実装です。これにより、手入力ミスとファイルバージョン混乱という最大の問題が解決されます。

第2段階は、複数ECプラットフォームとの連携です。売り越しトラブルが発生している企業であれば、この段階で解決されます。

第3段階は、スマートフォン棚卸機能とリアルタイムアラート機能です。これにより、棚卸の効率化と在庫ズレの早期発見が実現されます。

各段階に3ヶ月から6ヶ月の期間を設けて、段階的に導入を進めていくことで、組織への負担を最小化しながら、確実に在庫管理の質を向上させることができます。

まとめ

在庫ズレは、単なるシステムの問題ではなく、業務プロセスの問題でもあります。しかし、その大部分は正しいシステムと運用フローで解決可能です。年間数千万円の損失を毎年受け入れるのではなく、年間200万円から300万円の投資で問題を根本的に解決することが、経営判断として正しい選択になる企業は少なくありません。

まずは現在の在庫ズレの原因を特定してみてください。その原因に対して、どの施策が最も効果的か、という視点で検討することをお勧めします。30分の無料相談では、現在の在庫管理の課題を詳しくヒアリングした上で、最適な施策と導入スケジュールを提案させていただきます。