三者間受発注システム｜初期費用0円・月額5万円で顧客・メーカーと情報共有を実現

三者間受発注のFAX運用が限界を迎える3つの兆候

商社や卸売業において、顧客（生産者）からの受注をメーカーに発注する三者間取引は、FAXやメールでの運用が一般的です。しかし事業規模の拡大とともに、以下のような深刻な課題が顕在化していませんか。

兆候1：手書きFAXの転記作業で業務が圧迫される

顧客からの注文を手書きFAXで受け取り、それをPDF化してメーカーに送る——この作業を1日に何度も繰り返しているのではないでしょうか。

ある食品商社では、1日平均20件の手書きFAXを処理していました。1件あたり5分の転記・送信作業でも、1日100分、月間で約40時間を費やしていたのです。担当者2名体制でこの業務を回していましたが、繁忙期には処理が追いつかず、ミスも頻発していました。

受発注システム導入により、顧客が直接システムに入力できるようになれば、転記作業がゼロになります。担当者は付加価値の高い業務に時間を使えるようになるのです。

兆候2：メーカーの納期変更が把握できず顧客クレームに

メーカー側の都合による納期変更は、商社にとって最も神経を使う業務です。特に50%の確率で納期変更が発生している場合、その都度、顧客への連絡が必要となり、業務が逼迫します。

従来のFAX・メール運用では、メーカーからの納期変更連絡を受けてから顧客に転送するまでに半日〜1日のタイムラグが発生します。このタイムラグが顧客の生産計画に影響し、クレームにつながることも少なくありません。

受発注システムでメーカーが納期変更を入力すれば、リアルタイムで顧客に通知され、タイムラグがゼロになります。顧客満足度の大幅な向上が期待できるでしょう。

兆候3：情報が社内に閉じて取引先と共有できない

現在利用しているシステムが「発注書をPDFで流すだけ」「社外にデータが飛ばない」仕様であれば、それは情報共有の観点から時代遅れと言わざるを得ません。

顧客は「今の注文はどうなっているのか」「いつ納品されるのか」を常に気にしています。メーカーも「受注内容に間違いはないか」「変更があれば早く知りたい」と考えています。しかし従来の運用では、電話やメールで個別に確認するしかなく、非効率の極みです。

三者間で情報を共有できるシステムなら、各自がリアルタイムでステータスを確認でき、問い合わせ対応の工数も大幅に削減できます。

高額見積もりで頓挫する理由と回避方法

受発注システムの導入を検討し、見積もりを取ったら「開発費用400万円」と提示されて驚いた経験はありませんか。なぜ高額になるのか、どうすれば適正価格で導入できるのかを解説します。

高額見積もりになる3つの理由

理由1：スクラッチ開発前提の提案

多くのシステム会社は、「御社専用のシステムを一から開発します」というスクラッチ開発を提案します。確かにカスタマイズ性は高いですが、開発工数がかさみ、開発費用だけで300万円〜500万円になることも珍しくありません。

理由2：過剰なカスタマイズ要件

「こんな機能も欲しい、あんな機能も欲しい」と要望を追加していくうちに、開発範囲が膨れ上がります。本当に必要な機能と、「あれば便利」な機能を区別せずに要件定義を進めると、見積もりが青天井になってしまいます。

理由3：取引先のライセンス費用を見落とし

自社の利用人数は2名でも、取引先（顧客5社、メーカー3社）のアカウントにも課金される仕様だと、月額費用が10万円〜20万円に跳ね上がります。この点を見積もり段階で確認していないと、後から予算オーバーが判明するのです。

適正価格で導入するための3つのポイント

ポイント1：パッケージ・SaaS製品を選ぶ

既に完成しているパッケージ製品やSaaS製品を選べば、開発費用はゼロ〜数十万円に抑えられます。多くの企業で使われている標準機能で十分に業務が回るケースがほとんどです。

標準機能のみで運用できれば初期費用0円、特殊なカスタマイズが必要でも30万円以内に収まることが多いでしょう。

ポイント2：Must機能とWant機能を明確に区別

本当に必要な機能（Must）と、あれば便利な機能（Want）を明確に区別しましょう。Must機能のみで導入すれば、初期費用を大幅に削減できます。

運用開始後に必要性が明確になった機能は、後から追加することも可能です。

ポイント3：取引先の料金負担ゼロの製品を選ぶ

取引先（顧客・メーカー）のアカウントには課金されず、自社の月額料金のみで運用できる製品を選びましょう。これにより月額費用を5万円程度に抑えられます。

三者間受発注システムの必須機能

商社・卸売業が導入すべき受発注システムには、以下の機能が必須となります。

必須機能1：三者間での情報共有

顧客（生産者）、自社（商社）、メーカーの三者が同じシステムを利用し、受発注情報をリアルタイムで共有できることが最も重要です。

求められる機能：

• 顧客が注文を入力すると、自社とメーカーに即座に通知
• メーカーが受注ステータス（受注済み、手配済み、出荷済み）を更新すると、自社と顧客に通知
• 各自が現在のステータスをいつでも確認可能
• 納期変更があれば即座に関係者全員に通知

この機能により、電話やメールでの確認作業がほぼゼロになります。

必須機能2：顧客別のカスタマイズ表示

取引先によって取り扱う商品が異なる場合、顧客ごとに表示する商品をカスタマイズできる必要があります。

求められる機能：

• 顧客Aには商品カテゴリ1と2のみ表示
• 顧客Bには商品カテゴリ3と4のみ表示
• 顧客ごとの価格設定
• 顧客ごとの商品名称変更（同じ商品でも顧客によって呼び方が異なる場合）

この機能により、顧客は自分に関係のある商品だけを見られるため、注文ミスが減少します。

必須機能3：直感的な発注画面

特に顧客（生産者）が使う発注画面は、誰でも簡単に操作できるデザインが求められます。

理想的な発注画面：

• 商品画像が大きく表示される
• 数量入力がしやすい（テンキー入力、プラスマイナスボタンなど）
• スマートフォンでも快適に操作可能
• カート機能で複数商品をまとめて注文
• 過去の注文履歴から再注文できる

高齢の生産者でも迷わず使えるUI/UXが重要です。

必須機能4：納期・ステータス管理

メーカー側が納期変更や受注ステータスを柔軟に更新できる機能が必須です。

求められる機能：

• メーカーが納期を変更すると、自動で顧客に通知メール送信
• 受注ステータスの更新（未確認 → 受注済み → 手配済み → 出荷済み → 納品完了）
• ステータス変更履歴の記録
• 納期遅延アラート機能

納期変更が50%の確率で発生する業界では、この機能が業務効率を左右します。

必須機能5：データ出力機能

受注データをCSV形式で出力できれば、既存の販売管理システムや会計システムとの連携がスムーズになります。

求められる出力項目：

• 受注日、顧客名、商品名、数量、単価、金額
• 納期、受注ステータス
• メーカー名、発注日

CSV出力したデータを既存システムにインポートすることで、二重入力を防げます。

低コストで実現する三者間受発注システムの費用構造

「初期費用は数十万円以内、月額は5万円程度」という予算で、本当に機能的な受発注システムを導入できるのでしょうか。実際の費用構造と導入事例をご紹介します。

SaaS型受発注システムの費用構造

クラウド型（SaaS型）の受発注システムは、初期費用を大幅に抑えられるのが特徴です。

標準的な費用構造：

• 初期費用：0円〜30万円（カスタマイズ内容による）
• 月額費用：5万円〜6万円（自社の利用人数による）
• 取引先アカウント：追加費用なし（無制限）

初期費用の考え方：

• 標準機能のみ利用：0円
• 商品マスタ登録支援が必要：+5万円〜10万円
• 顧客別カスタマイズ設定が必要：+10万円〜20万円
• 特殊な画面カスタマイズが必要：+10万円〜20万円

多くの企業では初期費用0円〜20万円の範囲で導入できています。特殊な要件がある場合でも30万円以内に収まるケースがほとんどです。

月額費用を抑える3つのポイント

ポイント1：自社利用人数を最小限に

多くのSaaS製品は、自社の利用人数に応じて月額費用が決まります。利用人数2名なら、月額5万円程度で収まります。

ポイント2：取引先アカウントが無料の製品を選ぶ

取引先（顧客・メーカー）のアカウントには課金されない製品を選びましょう。顧客5社、メーカー3社のアカウントが無料なら、月額費用の大幅な削減が可能です。

ポイント3：不要なオプション機能は契約しない

在庫管理、生産管理、会計連携など、今すぐ必要のないオプション機能は契約しないことで、月額費用を抑えられます。必要になったタイミングで追加すればよいのです。

実際の導入事例

食品商社D社（従業員320名、受発注担当2名）の導入事例をご紹介します。

導入前の課題：

• 手書きFAXの転記作業：月間40時間
• メーカーの納期変更対応：月間30時間
• 顧客からの問い合わせ対応：月間20時間

導入システム：

• SaaS型三者間受発注システム
• 顧客5社、メーカー3社のアカウント（無料）
• 商品画像表示機能
• 納期変更通知機能

導入コスト：

• 初期費用：15万円（商品マスタ登録支援、顧客別カスタマイズ設定）
• 月額費用：5万円

削減効果（年間）：

• 転記作業削減：480時間（時給2,000円換算で96万円）
• 納期変更対応削減：360時間（72万円）
• 問い合わせ対応削減：240時間（48万円）
• 年間効果合計：216万円

投資回収期間：約1ヶ月

初期費用を抑えれば、極めて短期間での投資回収が可能です。

顧客・メーカーに負担をかけない導入方法

受発注システムを導入する際、取引先（顧客・メーカー）の協力が不可欠です。しかし「システム利用料を負担してほしい」と言えば、反発を招きかねません。取引先に負担をかけない導入方法をご紹介します。

取引先アカウントは完全無料

最も重要なのは、取引先に金銭的負担を一切かけないことです。

無料で提供すべき範囲：

• アカウント発行費用：無料
• 月額利用料：無料
• 操作トレーニング：無料
• サポート：無料

「御社のためのシステムですが、費用は全て当社が負担します」と説明すれば、取引先の協力を得やすくなります。

スマートフォン対応で導入障壁を下げる

特に顧客（生産者）は、パソコンを持っていない場合もあります。スマートフォンで簡単に注文できるシステムなら、導入障壁が大幅に下がります。

スマートフォン対応のメリット：

• パソコン不要で導入できる
• 外出先からでも注文可能
• 直感的なタッチ操作で誰でも使える
• アプリインストール不要（ブラウザで利用）

「スマホで注文できるようになります」と説明すれば、高齢の生産者でも前向きに検討してくれるでしょう。

段階的な導入アプローチ

全取引先に一斉導入するのではなく、段階的に導入範囲を広げる方法も有効です。

フェーズ1（導入初期）：

• まずは主要顧客2社とメーカー2社でパイロット運用
• 使い勝手を確認し、改善点を洗い出し
• 成功事例を作る

フェーズ2（3ヶ月後）：

• 残りの顧客3社、メーカー3社に展開
• パイロット運用の成功事例を共有し、協力を得やすくする

フェーズ3（6ヶ月後）：

• 全取引先での運用を確立
• FAX受注を完全廃止

この段階的アプローチにより、リスクを最小化しながら導入を進められます。

操作トレーニングとサポート体制

取引先が「システムを使いこなせるか不安」と感じるのは当然です。充実したトレーニングとサポート体制を用意しましょう。

提供すべきサポート：

• 導入時のオンライン操作説明会（1時間程度）
• 操作マニュアル（PDF）の提供
• 操作動画（3〜5分）の提供
• 電話・メールサポート窓口

「困ったときはいつでもサポートします」という姿勢を示すことで、取引先の不安を解消できます。

Wikiだるまで実現する低コスト三者間受発注

Wikiだるまは、中小企業の受発注管理に特化したクラウド型システムです。初期費用0円から、月額5万円で、顧客・自社・メーカーの三者間受発注を実現します。

取引先アカウントは完全無料

Wikiだるまの最大の特徴は、取引先のアカウント数に制限がなく、完全無料という点です。

• 自社利用人数：2名
• 顧客アカウント：5社（無料）
• メーカーアカウント：3社（無料）
• 月額費用：5万円のみ

取引先が何社増えても、月額費用は変わりません。

柔軟な初期費用プラン

標準機能のみで運用できれば初期費用0円、特殊なカスタマイズが必要な場合も予算に応じて柔軟に対応します。

初期費用の目安：

• 標準機能のみ：0円
• 商品マスタ登録支援（100商品まで）：+5万円
• 顧客別カスタマイズ設定（5社まで）：+10万円
• 商品画像表示の発注画面カスタマイズ：+10万円
• 合計：0円〜25万円程度

お客様の要件とご予算に応じて、最適なプランをご提案いたします。「初期費用は数十万円以内に抑えたい」というご要望にも十分お応えできます。

三者間での情報共有機能

顧客が注文を入力すると、自社とメーカーに即座に通知されます。メーカーが納期変更や受注ステータスを更新すれば、リアルタイムで顧客に反映されます。

主な機能：

• 受注・発注の自動通知
• 納期変更の即時通知（メール + システム内表示）
• 受注ステータス管理（未確認 → 受注済み → 手配済み → 出荷済み → 納品完了）
• 各自がリアルタイムでステータス確認可能
• ステータス変更履歴の完全記録

電話やメールでの確認作業がほぼゼロになります。

顧客別カスタマイズ機能

顧客ごとに表示する商品や価格を柔軟にカスタマイズできます。

カスタマイズ可能な項目：

• 表示商品の絞り込み（顧客Aには商品1〜10のみ表示）
• 顧客別価格設定
• 顧客別商品名称（同じ商品でも顧客によって呼び方を変更）
• 顧客別の発注画面レイアウト
• 商品カテゴリの表示順変更

各顧客が自分に関係のある商品だけを見られるため、注文ミスが減少します。

直感的な発注画面

顧客（生産者）向けの発注画面は、商品画像を大きく表示し、数量入力がしやすいデザインです。

発注画面の特徴：

• 商品画像が一覧表示される
• 数量入力欄が大きく見やすい
• スマートフォン対応（タッチ操作で簡単）
• 過去の注文履歴から再注文可能
• カート機能で複数商品をまとめて注文
• お気に入り商品の登録機能

高齢の生産者でも迷わず操作できます。

CSV出力機能

受注データをCSV形式で出力できるため、既存の販売管理システムや会計システムとの連携がスムーズです。

出力可能な項目：

• 受注日、顧客名、商品名、数量、単価、金額
• 納期、受注ステータス
• メーカー名、発注日
• カスタム項目（貴社独自の管理項目も出力可能）

CSV出力により、二重入力を防止できます。

明瞭な料金体系

初期費用0円から、月額5万円という明瞭な料金体系です。

• 初期費用：0円〜（カスタマイズ内容による、最大でも30万円以内）
• 月額費用：5万円（自社2名、取引先無制限）
• 取引先アカウント：追加費用なし
• データ容量：標準10GB（追加費用なしで増量可能）

予算オーバーの心配がありません。

まずは30日間の無料トライアルで、実際の業務での使い勝手をお確かめください。

よくある質問：三者間受発注システム導入の疑問を解消

Q1：本当に初期費用0円で導入できますか？

はい、標準機能のみで運用する場合は初期費用0円です。ただし、以下のような対応が必要な場合は初期費用が発生します：

• 商品マスタの登録支援が必要（自社で登録できない場合）
• 顧客別の複雑なカスタマイズ設定が必要
• 商品画像表示の特殊なレイアウト変更が必要

それでもほとんどのケースで20万円以内、最大でも30万円以内に収まります。お客様のご予算に応じて柔軟に対応いたしますので、まずはご相談ください。

Q2：取引先のアカウントは本当に無料ですか？

はい、取引先のアカウント数に制限はなく、完全無料です。顧客5社、メーカー3社でも、10社ずつでも、月額5万円のままです。

将来的に取引先が増えても、追加費用は発生しません。これはWikiだるまの大きな特徴です。

Q3：スマートフォンでも使えますか？

はい、iPhone、Android、すべてのスマートフォンで利用可能です。ブラウザからアクセスするクラウド型システムのため、アプリのインストールも不要です。

特に顧客（生産者）向けの発注画面は、スマートフォンでの操作を前提に設計されており、タッチ操作で快適に注文できます。商品画像も大きく表示されるため、高齢の方でも見やすいデザインです。

Q4：納期変更の通知はどのように行われますか？

メーカーがシステム上で納期を変更すると、自動的にメール通知が送信されます。

• 自社担当者にメール通知
• 該当顧客にメール通知
• システム内でもステータス表示が更新

リアルタイムで関係者全員に通知されるため、タイムラグがゼロになります。納期変更が50%の確率で発生する業界でも、スムーズに対応できます。

Q5：既存の販売管理システムと連携できますか？

はい、CSV出力機能により、既存システムとの連携が可能です。

Wikiだるまから受注データをCSV出力し、既存の販売管理システムにインポートすることで、二重入力を防げます。CSV出力項目は貴社の既存システムに合わせてカスタマイズ可能です。

将来的にAPI連携が必要になった場合も、別途対応可能です。

Q6：顧客別に表示する商品をカスタマイズできますか？

はい、顧客ごとに表示商品を細かくカスタマイズできます。

• 顧客Aには商品カテゴリ1と2のみ表示
• 顧客Bには商品カテゴリ3と4のみ表示
• 同じ商品でも顧客によって商品名を変更
• 顧客別の価格設定

この機能により、各顧客は自分に関係のある商品だけを見られるため、注文ミスが減少します。

Q7：導入後のサポート体制はどうなっていますか？

専任のカスタマーサクセス担当が、導入から運用定着までをサポートします。

• 導入時の初期設定支援（無料）
• 自社・取引先向けオンライン研修（無料）
• 操作マニュアル・動画の提供（無料）
• メール・チャットでの問い合わせ対応（平日10:00-18:00）
• 電話サポート（緊急時）

取引先からの問い合わせも、まずは自社担当者経由で承りますが、必要に応じて直接サポートすることも可能です。

Q8：導入にかかる期間はどのくらいですか？

標準的な導入期間は3週間〜1ヶ月です。

• ヒアリング・要件定義：1週間
• システム設定・カスタマイズ：1〜2週間
• 商品マスタ登録：3日〜1週間
• 操作トレーニング：3日
• 本番運用開始

標準機能のみで運用する場合は、最短2週間での導入も可能です。

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FAX運用から脱却し、三者間での情報共有を実現しませんか？

Wikiだるまなら、初期費用0円から、月額5万円で本格的な三者間受発注システムをご利用いただけます。取引先のアカウントは完全無料、スマートフォン対応で導入障壁も最小限。納期変更が50%発生する業界でも、リアルタイム通知で顧客クレームを防止できます。

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