製造業において20年以上稼働しているスクラッチ開発の受発注システムは、当時は最先端だったかもしれません。しかし今では「UIが古くて使いにくい」「手入力作業が多すぎる」「需要予測ができない」といった課題が顕在化し、業務効率を大きく阻害しています。

オンプレ受発注システムのBCP対策｜SaaS移行で実現する1週間復旧と業務継続性の確保

「もし明日、自社開発の受発注システムが使えなくなったら、何日で業務を復旧できますか？」

この質問に即答できる企業は、驚くほど少ないのが現実です。特にオンプレミス環境で長年運用してきた自社開発システムの場合、サーバー障害やネットワーク障害、さらには災害による物理的損傷などのリスクに対して、具体的な復旧計画を持たないまま運用を続けているケースが多く見られます。

上場企業として、株主や取引先に対する説明責任を果たす上でも、BCP対策は経営課題として無視できない時代になりました。しかし従来のBCP対策は「バックアップサーバーの構築」や「DR(災害復旧)サイトの整備」など、数百万円から数千万円の投資が必要で、ROIの観点から踏み切れない企業も少なくありません。

そこで注目されているのが、SaaS型受発注管理システムをBCP対策の代替手段として活用するアプローチです。初期費用0円、月額数万円から始められ、災害時には1〜2週間で業務を立ち上げられる実用性の高い選択肢として、情報収集を始める企業が増えています。

なぜ今、BCP対策としてSaaSが選ばれるのか

従来のBCP対策とSaaS活用型BCP対策では、コスト構造とリスク分散の考え方が根本的に異なります。

従来型のBCP対策では、本番環境と同等のバックアップ環境を構築し、定期的にデータ同期を行う必要がありました。これには専用サーバーの購入、データセンターの契約、保守運用体制の整備などが必要で、初期投資だけで数百万円、年間保守費用も数十万円から数百万円かかります。さらに、実際に災害が発生した際の復旧手順書の整備、定期的な訓練なども必要で、人的コストも無視できません。

一方、SaaS型の受発注管理システムをBCP対策として導入する場合、クラウドベースのインフラは既にサービスプロバイダー側で冗長化されており、物理的な災害リスクから切り離されています。複数のデータセンターに分散配置されたシステムは、特定の地域が被災しても継続稼働できる設計になっています。

さらに重要なのは「迅速な立ち上げ」という観点です。災害発生時、バックアップサーバーの復旧には専門技術者の確保、ハードウェアの調達、ネットワーク環境の再構築など、多くのハードルがあります。しかしSaaSの場合、インターネット接続さえあれば、どこからでもブラウザ経由でアクセスでき、1〜2週間あれば最低限の業務フローを構築できるのです。

BCP対策として必要な「最低限の機能」とは

情報収集段階の企業が最も悩むのが「BCP対策として、どこまでの機能を確保すべきか」という点です。平常時の受発注システムには多くの機能が実装されていますが、緊急時には「業務を止めない」ことが最優先であり、全機能の再現は必ずしも必要ありません。

BCP対策における受発注管理の必須要件は、極めてシンプルです。まず発注管理として、発注する対象物や個数を管理し、発注書をPDF等で生成できる機能が必要です。災害時でも取引先へ発注指示を出せなければ、サプライチェーン全体が停止してしまいます。メールやFaxで発注書を送付する運用が一般的であれば、システムから発注書を出力できる機能があれば十分です。

次に納品管理として、発注した内容がいつ納品されたかを記録できる機能が求められます。これがなければ、在庫状況の把握ができず、二重発注や欠品のリスクが高まります。発注と納品の紐付けができれば、最低限の業務継続は可能になります。

これらの機能を備えたSaaS製品であれば、カスタマイズなしの標準機能のみで運用できるため、導入期間を大幅に短縮できます。災害発生から1〜2週間で業務を立ち上げるという目標は、標準機能での運用を前提とすれば十分に実現可能な水準なのです。

在庫管理・請求管理まで含めた一元管理の価値

BCP対策の必須要件は発注・納品管理ですが、もし導入するSaaSサービスが在庫管理や請求管理にも対応していれば、平常時の業務効率化と災害時の復旧スピード向上を同時に実現できます。

在庫管理機能があれば、ストック数や消費数をリアルタイムで把握でき、発注タイミングの判断が容易になります。特に製造業や倉庫業では、パレットやラック、コンテナ容器など、資材の在庫状況を正確に把握することが業務の要になります。災害時に「何がどこに何個あるのか」を把握できなければ、復旧作業そのものが遅延してしまいます。

請求管理、特に請求書の受領機能があれば、取引先からの請求内容と発注・納品実績を照合でき、経理処理も円滑に進みます。災害時には経理部門も混乱しがちですが、システム上で請求書を一元管理できれば、支払い漏れや二重払いのリスクを低減できます。

このように、BCP対策として導入したSaaSが在庫管理や請求管理まで標準機能として備えていれば、平常時から使い込むことで操作に習熟し、いざという時にスムーズに移行できるという副次的効果も生まれます。

100名以上が利用する企業でのSaaS選定基準

従業員規模300名以上の上場企業で、100名以上が受発注システムを利用するケースでは、SaaS選定時に考慮すべきポイントがいくつかあります。

まず複数ユーザーの同時アクセスに対応できるスケーラビリティが必要です。BCP対策として導入するとはいえ、平常時から一部の業務で使い始めたり、災害時には多くの社員が一斉にアクセスしたりする可能性があります。クラウドインフラの処理能力や、データベースの設計が適切でなければ、アクセス集中時にレスポンスが低下し、かえって業務を妨げる結果になります。

次にブラウザ対応も重要です。社内でMicrosoft Edgeを標準ブラウザとして採用している企業が多い現状を考えると、Edge環境での動作確認が取れているSaaSを選ぶべきです。特にPDF生成機能やファイルダウンロード機能は、ブラウザによって挙動が異なる場合があるため、事前検証が欠かせません。

さらに権限管理機能も見逃せません。100名以上が利用するシステムでは、部署や役職に応じて参照できる情報や実行できる操作を制限する必要があります。発注権限を持つ社員と、納品確認のみを行う社員では、必要な機能が異なります。柔軟な権限設定ができないSaaSは、運用開始後に不便を強いられることになります。

初期費用0円・月額5万円から始めるBCP対策

BCP対策としてSaaS受発注管理システムを導入する最大のメリットは、初期投資を極限まで抑えられる点です。従来型のバックアップ環境構築には数百万円の初期費用がかかりますが、SaaSであれば初期費用0円、月額5万円程度から利用を開始できます。

この価格帯で提供されるスターター級のプランでも、発注管理、納品管理、在庫管理、請求管理といった基本機能は標準搭載されており、BCP対策として必要な最低限の要件を満たせます。カスタマイズを行わず標準機能のみで運用することを前提とすれば、導入期間も1〜2ヶ月程度に抑えられ、迅速な立ち上げが可能です。

段階的な導入アプローチも有効です。まずは小規模な部署や特定の発注業務に限定してSaaSを導入し、操作性や業務フローへの適合性を検証します。問題がなければ、徐々に利用範囲を拡大していく方法であれば、リスクを最小化しながらBCP体制を整備できます。

100名以上が利用する本格的な展開を想定する場合でも、月額15万円程度のスタンダードプランであれば、複数ユーザー対応やリアルタイム進捗管理などの機能が追加され、より実用的な運用が可能になります。年間200万円以下のランニングコストで、災害リスクを大幅に低減できるのであれば、投資対効果は十分に見込めるはずです。

災害発生から業務復旧までの具体的なタイムライン

実際に災害が発生し、自社開発の受発注システムが使用不能になった場合、SaaSを活用したBCP対策ではどのような流れで業務を復旧できるのでしょうか。

災害発生当日から3日目までは、まず被害状況の確認と社員の安全確保が最優先です。この期間は既存システムの復旧可能性を判断し、復旧が困難と判断されれば、BCP対策として準備していたSaaSへの切り替えを決定します。SaaSは既に契約済みで基本設定も完了しているため、即座にアクセス可能な状態にあります。

4日目から1週間目は、最低限の発注業務を再開する期間です。取引先情報や発注品目のマスタデータをSaaSに投入し、緊急度の高い発注から順次処理を開始します。標準機能での運用に絞り込むことで、複雑な設定や調整作業を省略でき、迅速な立ち上げが実現します。

2週間目以降は、納品管理や在庫管理の本格稼働に移行します。発注した商品が納品され始めるタイミングに合わせて、納品記録を蓄積し、在庫状況を可視化していきます。この段階では、既存システムで蓄積していた過去データの移行作業も並行して進め、業務の継続性を高めていきます。

このタイムラインは、カスタマイズなしの標準機能で運用することを前提としています。もし既存システムと全く同じ業務フローを再現しようとすれば、開発期間や調整作業が必要になり、復旧は大幅に遅れます。BCP対策としてのSaaS活用は「完璧な再現」ではなく「業務を止めない最低限の環境」を迅速に構築することに価値があるのです。

カスタマイズなしで運用するための業務フロー見直し

SaaSをBCP対策として活用する際、最も重要なのは「カスタマイズなしで運用できる」という前提です。災害時の迅速な立ち上げを実現するには、既存の業務フローをSaaSの標準機能に合わせて見直す必要があります。

多くの企業が長年運用してきた自社開発システムには、特定の業務慣習や部門独自のルールが反映されており、それが複雑なカスタマイズとして実装されています。しかし災害時には、そのような細かな要件を全て満たすことは現実的ではありません。むしろ標準的な業務フローに統一することで、属人化を排除し、誰でも操作できる環境を整備する方が重要です。

例えば発注書のフォーマットについても、既存システムでは取引先ごとに異なるレイアウトを出力していた場合でも、SaaSの標準テンプレートに統一することで、運用を簡素化できます。取引先への事前説明は必要ですが、災害という緊急事態であれば、多くの取引先は理解を示してくれるはずです。

このように、BCP対策を契機として業務フローを見直すことは、平常時の業務効率化にもつながります。SaaSの標準機能で運用できるように業務を整理することで、将来的な本格的なシステム移行への準備にもなるのです。

既存システムとの併用によるリスク分散戦略

BCP対策としてSaaSを導入する場合、必ずしも既存システムを完全に置き換える必要はありません。むしろ既存システムとSaaSを併用し、リスクを分散させる戦略が現実的です。

平常時は既存の自社開発システムをメインで使用し、SaaSは一部の業務や特定の部署での試験運用に留めます。これにより、SaaSの操作性や業務適合性を検証しながら、社員も徐々に慣れていくことができます。月額5万円〜15万円程度のランニングコストは、BCP対策の保険料と考えれば十分に妥当な投資です。

災害発生時や既存システムに重大な障害が発生した際には、SaaSに切り替えて業務を継続します。既に運用実績があり、社員も操作に慣れているため、スムーズな移行が可能です。既存システムが復旧すれば、再びメインシステムとして使用を再開することもできます。

この併用戦略のもう一つのメリットは、将来的なシステム刷新の検討材料が得られる点です。SaaSを実際に使い込むことで、自社の業務にどの程度適合するのか、どのような機能が不足しているのかが明確になります。その知見をもとに、中長期的なシステム戦略を立案できるのです。

上場企業としての説明責任とBCP体制の整備

上場企業にとって、BCP対策は株主や取引先、さらには監査法人に対する説明責任の一環です。内部統制報告書やコーポレートガバナンス報告書において、事業継続に関するリスク管理体制を開示することが求められており、具体的な対策を講じていることを示す必要があります。

従来型のバックアップサーバー構築は、高額な投資が必要な一方で、実際に災害が発生しなければROIを説明しづらいという課題がありました。しかしSaaS型のBCP対策であれば、月額数万円から十数万円のランニングコストで継続的に体制を維持でき、平常時から一部業務での活用を通じて実用性を検証できます。

さらに、SaaSであれば定期的なシステムアップデートやセキュリティパッチの適用がサービスプロバイダー側で自動的に行われるため、保守管理の負担も軽減されます。情報セキュリティの観点からも、クラウド環境は物理的なサーバー管理よりもリスクが低い場合が多く、監査対応もスムーズに進みます。

BCP対策は「やるべきこと」から「実際に機能する仕組み」へと進化しています。SaaS活用型のBCP体制は、コストと実効性のバランスが取れた、現実的な選択肢として評価されるべきです。

12月22日の週または年明け5日の週から始める情報収集

BCP対策としてのSaaS受発注管理システムの導入検討は、まず情報収集から始めることが重要です。初回商談では、自社の業務内容や利用人数、必要な機能を整理し、SaaSの標準機能でどこまで対応できるのかを確認します。

特に重要なのは、実際の画面を見ながらデモンストレーションを受けることです。発注書の生成方法、納品管理の入力画面、在庫状況の表示方法など、日常的に使用する機能の操作性を体感することで、自社の業務に適合するかどうかを判断できます。

また、導入期間や立ち上げに必要なサポート体制についても確認が必要です。災害時に1〜2週間で運用を開始するという目標を実現するためには、サービスプロバイダー側のサポート体制が充実していることが前提になります。マニュアルの整備状況、トレーニングプログラムの有無、緊急時の連絡体制なども事前に確認しておくべきです。

情報収集段階では予算も未確定であることが一般的ですが、初期費用と月額費用の目安を把握することで、社内での予算承認プロセスをスムーズに進められます。BCP対策は経営判断として優先度が高い投資であり、適切な情報提供があれば承認を得やすい領域です。

まとめ：1週間で業務を復旧できる体制を今すぐ整備する

オンプレミスの自社開発受発注システムは、長年の運用で業務に深く根付いている一方で、災害リスクや老朽化リスクに対して脆弱な側面があります。BCP対策として、SaaS型受発注管理システムを代替手段として準備しておくことは、上場企業としての責任であり、取引先や株主に対する説明責任を果たす上でも不可欠です。

初期費用0円、月額5万円から始められるSaaS製品であれば、投資リスクを最小限に抑えながら、災害時の業務継続体制を整備できます。発注管理と納品管理という必須機能に加えて、在庫管理や請求管理まで標準機能で提供されていれば、平常時の業務効率化と災害時の復旧スピード向上を同時に実現できます。

災害はいつ発生するか予測できません。しかし、事前に準備をしておくことで、被害を最小限に抑え、1〜2週間で業務を復旧できる体制を構築することは可能です。まずは情報収集から始めて、自社に最適なBCP対策の形を見つけてください。