FAXで受け取った注文書・納品書、電帳法にどう対応する？保存要件とOCR活用法

「うちはFAXで注文を受けているけど、電帳法って関係あるの？」

製造業や卸売業の現場でよく聞く疑問です。電子帳簿保存法（電帳法）というと、請求書や領収書の話だと思われがちですが、実はFAXで受け取る注文書や納品書も無関係ではありません。しかも厄介なことに、「FAXなら全部同じ扱い」ではなく、使っている機器のタイプによって扱いが変わります。

この記事では、FAXで受け取った注文書・納品書が電帳法上どう扱われるのか、該当する場合にどんな保存要件を満たす必要があるのか、そして手書きが混ざるような注文書をどう電子化していけばいいのかを整理します。

そもそもFAXは「電子取引」に該当するのか

ここが一番誤解されやすいポイントです。国税庁の電帳法取扱通達では、FAXの扱いを機器のタイプによって次のように分けています。

該当しないケース：紙で送って、紙で受け取る従来型FAX

送信側が紙の書面を読み取って送信し、受信側も紙に出力して確認・保存することを前提にしたやり取りは、「書面による取引」として扱われます。つまり、昔ながらのFAXのやり取りであれば、電子取引には該当せず、紙のまま保存して問題ありません。

該当するケース：複合機のFAX機能で電磁的記録のまま送受信・保存する場合

一方、複合機のペーパーレスFAX機能を使って、紙に出力せず電磁的記録のまま受信・保存している場合は、電子取引に該当します。この場合、電帳法が定める要件に従って電子保存をする義務が発生します。

つまり、「紙で出てくるFAX」なのか「PDF等のデータとして受信しているFAX」なのかで、対応がまったく変わるということです。自社の複合機がどちらのタイプで運用されているか、まず確認する必要があります。

電子取引に該当する場合、何を満たせばいいのか

FAXが電子取引に該当する場合、満たすべき要件は大きく2つです。

① 真実性の確保（改ざん防止）

受信したデータが後から書き換えられていないことを担保する仕組みが必要です。タイムスタンプを付与する、訂正・削除の履歴が残るシステムで保存する、または事務処理規程を整備して運用でカバーする、といった方法があります。

② 可視性の確保（検索できること）

税務調査等の際に、日付・金額・取引先の3項目で該当データを検索できる状態にしておく必要があります。

ただし、基準期間（2年前）の売上高が一定基準以下の小規模事業者については、この検索要件自体が不要とされています。この場合、税務調査でダウンロードを求められた際に応じられれば足ります。自社がこの基準に当てはまるかどうかは、対応の手間を大きく左右するので、早めに確認しておくとよいでしょう。

検索要件を自前で満たす簡易な方法としては、ファイル名に「日付_取引先_金額」のような命名規則を決めて保存する方法もあります。ただし、日々大量のFAX注文書を処理している現場では、これを手作業で徹底するのは現実的に難しく、結局は運用が崩れていくケースをよく見かけます。

手書きが混ざる注文書、どうOCR化して電帳法に対応するか

ここからが、多くの製造業・卸売業の現場で実際につまずくポイントです。

取引先からFAXで届く注文書は、印字された定型フォーマットに手書きで数量や納期変更が書き加えられているケースが少なくありません。この場合、単純にPDF化して保存するだけでは、後から「あの注文はいつ、いくらだったか」を検索することが難しくなります。

AI-OCRを使って注文書を受注データとして自動的に構造化しておけば、次の2つを同時に満たせます。

• 保存そのもの：受信したデータをそのまま電子的に保存する（電子取引の保存義務を満たす）
• 検索性：OCRで読み取った日付・金額・取引先などの項目をデータベース化しておくことで、可視性の要件をシステム側で担保する

つまり、OCRによる自動データ化は、単なる入力作業の効率化だけでなく、電帳法対応の実務そのものを楽にする効果もあるということです。手作業でファイル名をつけて回るような運用に頼らずに済みます。

実務対応の進め方

1. 自社のFAXが電子取引に該当するかを確認する：紙出力型かペーパーレス型か、複合機の設定を確認します
2. 該当する場合、検索要件が必要かどうかを確認する：売上高基準に該当すれば、検索要件自体が不要になる可能性があります
3. 真実性の確保方法を決める：タイムスタンプを使うか、訂正削除履歴が残るシステムを使うか、事務処理規程で運用するか、自社に合った方法を選びます
4. 日々の運用が回る形にする：手作業のファイル名ルールに頼るのではなく、OCRなどでデータ化して検索性を仕組みとして確保する方法を検討します

まとめ

FAXでの注文書のやり取りは、機器のタイプによって電帳法上の扱いが変わります。紙で出力する従来型FAXであれば紙保存のままで問題ありませんが、複合機のペーパーレスFAX機能を使っている場合は、電子取引として真実性・可視性の要件を満たした保存が必要です。

特に手書きが混ざるような注文書は、OCRで自動的にデータ化しておくことで、日々の業務効率化と電帳法対応の両方を同時に進めることができます。手作業のファイル名ルールだけに頼る運用は、現場の負荷が高く長続きしないため、仕組みとして検索性を確保できる方法を検討することをおすすめします。

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本記事は一般的な情報提供を目的としたものであり、個別の税務判断については税理士等の専門家にご確認ください。