FAX注文書をWikiだるまで自動データ化する方法【2通りの使い方】

FAX注文書の手入力、まだ続けていますか？

取引先から届くFAX注文書を見ながら、販売管理システムに1件ずつ手入力する——この作業、1枚あたり5〜10分、1日20枚なら2〜3時間が転記だけで消えていきます。

WikIだるまのFAX-OCR機能を使えば、この転記作業をゼロにできます。方法は2通りあります。

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方法1：コピー機のFAX転送を使う

コピー機（複合機）にFAXが届いたとき、そのデータを自動でWikiだるまに転送する方法です。

手順

1. Wikiだるまにサインアップする

まずはWikiだるまのアカウントを作成します。

2. コピー機のメールアドレスを取引先マスタに登録する

Wikiだるまの管理画面から「取引先マスタ」を開き、コピー機のメールアドレス（FAX送信元として使われるアドレス）を登録します。これにより、どの取引先からのFAXかを自動で判別できます。

3. コピー機のFAX転送設定をする

コピー機の設定画面で、FAXを受信したときのメール転送先に以下のアドレスを追加します。

fax@ocr.bletainasus.com

設定方法はコピー機のメーカーによって異なりますが、「FAX受信時のメール通知」や「インターネットFAX転送」の設定から行えます。

4. FAXを受信する

取引先からFAXが届くと、コピー機が自動でWikiだるまに転送します。

5. 受注データが自動作成される

AI-OCRが注文書を読み取り、品番・数量・納品先・納期を自動でデータ化します。管理画面に下書き状態の受注データが作成されるので、内容を確認してワンクリックで承認するだけです。

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方法2：メールにPDFを添付して送る

コピー機の設定変更が難しい場合や、メールで注文書を受け取っている場合に使える方法です。

手順

1. Wikiだるまにサインアップする

まずはWikiだるまのアカウントを作成します。

2. メールアドレスを取引先マスタに登録する

Wikiだるまの管理画面から「取引先マスタ」を開き、注文書を送ってくる取引先のメールアドレスを登録します。

3. 発注書PDFをメールで送る

取引先（または自分）が以下のアドレスに、発注書PDFを添付してメールを送信します。

fax@ocr.bletainasus.com

PDFはスキャンした紙の注文書でも、Excelから出力したPDFでも対応しています。

4. 受注データが自動作成される

AI-OCRがPDFを読み取り、受注データが自動で作成されます。

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受注データの承認フロー

どちらの方法でも、受注データの作成後は2つの選択肢があります。

下書きとして確認してから承認する 内容をチェックしてから受注確定したい場合はこちら。OCRの読み取り結果を確認し、問題なければ承認ボタンを押すだけです。

そのまま発注済みとして承認する 信頼できる取引先からの定型注文など、確認不要な場合はいきなり承認することもできます。

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まとめ

どちらの方法も、手入力・転記作業はゼロです。まずは無料デモで実際の動作をご確認ください。