「20年間使い続けてきた自社開発の受発注システム、そろそろ限界かもしれない」

自社開発受発注システムからSaaSへ｜段階的移行で実現する低リスク・低コストのシステム刷新戦略

「20年間使い続けてきた自社開発の受発注システム、そろそろ限界かもしれない」

多くの製造業や物流業の経営層が、このような危機感を抱いています。システムは安定稼働しているものの、UIは古臭く、スマートフォンには対応していません。機能追加や改修を依頼しようにも、当時の開発者は既に退職しており、ソースコードを理解できる人材もいません。保守費用は年々高騰し、技術的負債は積み上がる一方です。

しかし、いざシステム刷新を検討すると「また数百万円かけて開発するのか」「業務を止めずに移行できるのか」「現場の社員が新しいシステムに慣れるまで何ヶ月かかるのか」といった不安が頭をよぎります。特に100名以上が日常的に利用している基幹システムの刷新は、失敗すれば業務全体が停止するリスクがあり、決断を先延ばしにしてしまいがちです。

そこで注目されているのが、SaaS型の受発注管理システムを既存システムと併用し、段階的に移行していくアプローチです。初期費用0円、月額5万円から始められるSaaS製品を活用すれば、リスクを最小化しながら、将来的なシステム刷新の道筋を描けます。

自社開発システムが抱える3つの構造的課題

長年運用してきた自社開発の受発注システムは、当時の業務要件を忠実に反映しており、現場には馴染んでいます。しかし時代の変化とともに、構造的な課題が顕在化してきます。

第一の課題は技術的陳腐化です。20年前の開発技術で構築されたシステムは、現代の標準的な技術スタックとは大きく異なります。古いプログラミング言語やフレームワークで書かれたコードは、メンテナンスできる技術者が年々減少しており、保守費用が高騰する要因になります。さらに、セキュリティ脆弱性への対応も困難になり、情報漏洩リスクが高まります。

第二の課題は拡張性の欠如です。当初想定していなかった業務要件が追加される度に、継ぎ接ぎ的な改修を重ねた結果、システム全体の複雑性が増大しています。新しい機能を追加しようとしても、既存のコードへの影響範囲が読めず、改修コストと期間が見積もれない状況に陥ります。特にスマートフォン対応やAPI連携といった現代的な要件には、アーキテクチャレベルでの見直しが必要です。

第三の課題は属人化です。開発当初から携わっていた技術者が退職し、システムの全体像を理解している人材がいなくなると、トラブル対応や機能追加が極めて困難になります。ドキュメントが整備されていないケースも多く、現場の社員も「このボタンを押すとこうなる」という経験則でしか操作できていない状況が生まれます。

全面刷新ではなく「段階的移行」という選択肢

システム刷新を検討する際、多くの企業が「既存システムを全て廃止して、新しいシステムに完全移行する」という前提で計画を立てます。しかしこのアプローチは、高額な開発費用、長期間の移行期間、業務停止リスクという3つの大きなハードルを伴います。

段階的移行アプローチでは、既存システムを残したまま、SaaS型の受発注管理システムを並行稼働させます。まずは一部の業務や特定の部署に限定してSaaSを導入し、操作性や業務適合性を検証します。問題がなければ、徐々に利用範囲を拡大していき、最終的に既存システムからの完全移行を目指します。

このアプローチの最大のメリットは、リスクの分散です。SaaSが自社の業務に適合しないと判断されれば、既存システムに戻ることもできます。逆に、SaaSでの運用が軌道に乗れば、既存システムの保守費用を削減しながら、段階的に機能を移行していけます。移行期間中も業務は継続でき、現場の社員も徐々に新しいシステムに慣れていくことができます。

また、初期投資を抑えられる点も重要です。SaaSであれば初期費用0円、月額5万円程度から利用を開始でき、全面刷新と比較して圧倒的に低コストでスタートできます。段階的に利用範囲を拡大する際も、プランをアップグレードするだけで対応でき、追加開発費用は発生しません。

既存システムと併用する際の業務フロー設計

既存の自社開発システムとSaaSを併用する場合、どのように業務フローを設計すれば良いのでしょうか。重要なのは「二重管理」を避け、明確な役割分担を定めることです。

最も一般的なアプローチは、業務プロセスを分割し、一部をSaaSに移行する方法です。例えば、新規の発注業務はSaaSで行い、既存の発注内容や過去の取引履歴は既存システムで参照するといった分け方です。これにより、過去データを全て移行する必要がなく、移行作業の負担を大幅に軽減できます。

別のアプローチとして、部署や拠点単位で分ける方法もあります。本社や特定の事業部ではSaaSを使用し、地方拠点や他の事業部では既存システムを継続利用する形です。これは組織構造がある程度独立している企業に適しており、段階的な展開がしやすい利点があります。

併用期間中のデータ連携も考慮が必要です。SaaSと既存システムの間でデータをどのように同期するのか、あるいは同期せずに独立して運用するのかを事前に決めておく必要があります。多くのSaaS製品はCSVインポート・エクスポート機能を備えており、必要に応じて手動でデータを連携することも可能です。

100名以上が利用する環境での段階的移行計画

従業員規模300名以上の企業で、100名以上が受発注システムを利用している場合、段階的移行には綿密な計画が必要です。一度に全員を移行させるのではなく、フェーズを区切って進めることが成功の鍵です。

第1フェーズでは、5〜10名程度の先行ユーザーグループを選定します。このグループは新しいシステムへの適応力が高く、業務知識も豊富な社員で構成されることが望ましいです。彼らがSaaSを実際に使用し、操作性や業務適合性を評価します。この段階では月額5万円のスタータープランで十分に対応でき、投資リスクも最小限です。

第2フェーズでは、先行ユーザーグループのフィードバックを元に、業務フローの調整やマニュアルの整備を行い、20〜30名規模に展開します。この段階で複数ユーザーの同時アクセスやデータ量の増加に対するシステムの安定性を検証します。必要に応じて月額15万円のスタンダードプランへアップグレードし、より充実したサポート体制を確保します。

第3フェーズ以降は、部署や拠点ごとに順次展開していきます。100名全員が利用する状態になれば、既存システムの役割は限定的になり、最終的な移行の目処が立ちます。この段階では月額30万円のプロフェッショナルプランを検討し、複数拠点対応や専任担当者によるサポートを受けることで、安定した運用を実現します。

カスタマイズなしで運用するための業務標準化

SaaSへの移行を成功させる上で最も重要なのは「カスタマイズなしで運用する」という方針を貫くことです。自社開発システムには長年の業務慣習が反映されており、細かな要件が積み重なっています。しかしそれらを全てSaaSに再現しようとすれば、莫大な開発費用と時間がかかり、段階的移行のメリットが失われます。

むしろSaaS移行を機会に、業務フローを標準化し、無駄な作業や属人的な手順を排除するべきです。多くのSaaS製品は、業界のベストプラクティスを反映した標準機能を提供しており、それに業務を合わせることで、効率化が実現できるケースが多くあります。

例えば、発注書のフォーマットについても、取引先ごとに異なるレイアウトを出力していた場合、SaaSの標準テンプレートに統一することで運用が簡素化されます。取引先への事前説明は必要ですが、多くの場合、取引先側も標準化されたフォーマットの方が処理しやすいという事情があります。

業務標準化のプロセスは、組織全体の業務改善につながります。属人化していた手順を明文化し、誰でも同じように作業できる環境を整えることで、引継ぎがスムーズになり、新人教育の負担も軽減されます。SaaS移行は単なるシステム刷新ではなく、組織改革の契機でもあるのです。

在庫管理・請求管理まで統合する付加価値

段階的移行を進める上で、SaaS選定時に注目すべきポイントが「どこまでの機能が標準搭載されているか」です。受発注管理だけでなく、在庫管理や請求管理まで統合されていれば、移行後の業務効率が大きく向上します。

在庫管理機能があれば、発注と在庫が連動し、リアルタイムで在庫状況を把握できます。パレット、ラック、コンテナ容器といった資材の在庫を正確に管理することで、欠品リスクを低減し、過剰在庫も防げます。既存システムでは在庫管理が別システムになっており、手動で転記していた企業にとっては、大幅な工数削減につながります。

請求管理、特に請求書の受領機能があれば、取引先からの請求内容と発注・納品実績を照合でき、経理処理が円滑になります。請求書の紛失や支払い漏れといったトラブルも減少し、内部統制の観点からも評価されます。

これらの機能が標準搭載されているSaaS製品であれば、追加のカスタマイズ開発なしで一元管理が実現します。初期費用0円、月額5万円〜15万円という価格帯で、受発注・在庫・請求を統合できるのは、既存の自社開発システムでは考えられなかったコストパフォーマンスです。

ブラウザベースだからこそ実現できる柔軟な働き方

SaaS型の受発注管理システムの大きな特徴は、ブラウザベースで動作することです。これにより、既存のクライアントサーバー型システムでは実現困難だった柔軟な働き方が可能になります。

社内でMicrosoft Edgeを標準ブラウザとして採用している企業であれば、特別なソフトウェアのインストールなしに、すぐにSaaSを利用開始できます。在宅勤務やリモートワークが一般化した現代において、オフィス以外の場所からでも受発注業務を行えることは、BCP対策の観点からも重要です。

さらに、スマートフォンやタブレットからもアクセスできるため、外出先や倉庫現場での納品確認作業がスムーズになります。既存のクライアントサーバー型システムでは、特定のPCでしか操作できず、担当者が不在の際に業務が滞るといった問題がありましたが、SaaSであればそのような制約から解放されます。

ブラウザベースのもう一つのメリットは、アップデートの容易さです。サービスプロバイダー側でシステムのバージョンアップが行われるため、利用者側では特別な作業は不要です。新機能の追加やセキュリティパッチの適用も自動的に行われ、常に最新の状態で利用できます。

初期費用0円で始められる低リスクな第一歩

段階的移行の最大のメリットは、初期投資を極限まで抑えられる点です。既存システムの全面刷新であれば、数百万円から数千万円の初期費用が必要ですが、SaaSであれば初期費用0円、月額5万円から利用を開始できます。

この価格帯のスタータープランでも、発注管理、納品管理、在庫管理、請求管理といった基本機能は標準搭載されており、小規模な先行導入には十分です。5〜10名程度のユーザーであれば、このプランで数ヶ月間運用し、業務適合性を検証できます。

もし検証の結果、SaaSが自社の業務に適合しないと判断されれば、契約を解除すればよいだけです。最低契約期間が設定されているサービスもありますが、多くの場合は3ヶ月〜6ヶ月程度であり、数百万円の初期投資と比較すれば圧倒的に低リスクです。

逆に、SaaSでの運用が軌道に乗れば、月額15万円のスタンダードプランにアップグレードし、より多くのユーザーに展開できます。年間200万円以下のランニングコストで、既存システムの保守費用を削減しながら、段階的に移行を進められるのです。

既存システムからのデータ移行戦略

段階的移行を進める上で避けて通れないのが、既存システムからSaaSへのデータ移行です。しかし全てのデータを一度に移行する必要はなく、業務に必要な範囲から順次移行していく戦略が現実的です。

まず、マスタデータの移行から始めます。取引先情報、商品情報、発注先情報といった基本的なマスタデータは、CSVファイルでエクスポートし、SaaSにインポートします。多くのSaaS製品はCSVインポート機能を標準搭載しており、フォーマットを合わせれば比較的容易に移行できます。

次に、進行中の案件データを移行します。既に発注済みで納品待ちの案件や、進行中の在庫管理データなど、現在進行形の業務に関わるデータは優先的に移行が必要です。このデータ量は比較的少なく、手動での入力も現実的な範囲です。

過去の履歴データについては、全てを移行する必要はありません。参照が必要な場合は既存システムにアクセスするか、必要な範囲だけをアーカイブとして保存しておけば十分です。何年も前の取引履歴を新システムで検索する機会は限定的であり、移行コストに見合わないケースが多いです。

段階的移行の成功事例から学ぶポイント

実際に段階的移行を成功させた企業には、共通するポイントがあります。

第一に、経営層のコミットメントです。段階的移行は数ヶ月から1年以上の期間を要するため、途中で方針がブレると現場が混乱します。経営層が「既存システムからSaaSへの移行を進める」という明確な方針を示し、現場をサポートする体制が不可欠です。

第二に、現場の巻き込みです。システム部門や情報システム部門だけで移行を進めるのではなく、実際に受発注業務を担当する現場の社員を早い段階から巻き込み、彼らの意見を反映させることが重要です。先行ユーザーグループには、業務知識が豊富で影響力のある社員を選定し、彼らが社内の推進役となるよう育成します。

第三に、適切なタイミングでのプラン変更です。利用者数が増えるにつれて、スタータープランでは機能や同時アクセス数が不足する場合があります。そのタイミングを見極めて、スタンダードプランやプロフェッショナルプランへアップグレードすることで、安定した運用を維持できます。

情報収集から始める具体的なステップ

段階的移行を検討している企業がまず行うべきは、情報収集です。SaaS製品の機能や価格体系、導入事例などを幅広く収集し、自社の業務に適合する可能性を見極めます。

初回商談では、実際の画面を見ながらデモンストレーションを受けることが重要です。発注書の生成方法、納品管理の入力画面、在庫状況の表示方法など、日常的に使用する機能の操作性を体感することで、自社の業務に適合するかどうかを判断できます。

また、導入実績や業界特化の機能についても確認が必要です。製造業向けであれば、ロット管理や製造番号管理といった機能が必要になる場合があります。物流業向けであれば、配送管理やトラッキング機能が求められます。標準機能でどこまで対応できるのか、カスタマイズが必要な部分はどこなのかを明確にします。

さらに、サポート体制も重要な選定基準です。段階的移行は長期間にわたるプロジェクトであり、導入初期だけでなく、利用拡大フェーズでも継続的なサポートが必要です。メールサポート、チャットサポート、電話サポート、訪問サポートなど、どのようなサポートが提供されるのかを確認します。

まとめ:低リスク・低コストで始めるシステム刷新

自社開発の受発注システムからSaaSへの段階的移行は、全面刷新と比較して圧倒的に低リスク・低コストでシステム刷新を実現できる戦略です。初期費用0円、月額5万円から始められるSaaS製品を活用すれば、小規模な先行導入で業務適合性を検証し、段階的に利用範囲を拡大できます。

既存システムを残したまま併用することで、業務停止のリスクを回避し、現場の社員も徐々に新しいシステムに慣れていくことができます。在庫管理や請求管理まで統合されたSaaS製品であれば、移行後の業務効率も大きく向上します。

100名以上が利用する大規模な環境でも、フェーズを区切って計画的に進めることで、安定した移行が可能です。まずは情報収集から始めて、自社に最適なSaaS製品を見つけ、段階的移行の第一歩を踏み出してください。20年間使い続けてきたシステムからの脱却は、決して夢物語ではありません。