紙の注文書からの脱却：製造業660名企業が直面した受発注デジタル化の壁 | 既存システム連携の現実

製造業における受発注のデジタル化。多くの企業が「やりたい」と考えながらも、なかなか踏み出せない理由があります。それは、既存システムとの連携、複雑な価格計算ロジック、そして数千社に及ぶ取引先への対応という、三重の壁です。

ある広島県の表面処理メーカーA社（従業員約660名）の事例を通じて、製造業が直面する受発注デジタル化の現実と、その解決策を考えてみましょう。

A社が抱えていた典型的な課題は、紙の専用発注書を社内システムに手入力する作業でした。顧客から届く注文書には、処理する製品の寸法、重量、そして様々なオプションが記載されています。これらの情報を、生産管理システムと販売管理システムの両方に入力する作業は、1日あたり数時間を要していました。

さらに深刻だったのは、価格決定のプロセスです。寸法や重量、オプションの組み合わせによって価格は複雑に変動しますが、その計算基準が統一されておらず、ベテラン担当者の経験と勘に依存していました。「この寸法で、この重量なら、だいたいこのくらい」という属人的な判断が、業務の標準化を阻んでいたのです。

年間の取引社数は約3000社。全体では1万社の顧客を抱え、入れ替わりも頻繁に発生します。この規模感で紙ベースの運用を続けることは、もはや限界に達していました。

A社は決断しました。来期（2026年4月）からの本格稼働を目指し、Web受発注システムの導入に踏み切ることにしたのです。

しかし、A社の要件は一般的な受発注システムでは対応が難しいものでした。既存の製販管理システム「Plaza-i」と自社開発の生産管理システムとのAPIによるリアルタイム連携が必須条件。さらに、請求管理の「楽楽明細」との連携も求められていました。

これは、多くの中小製造業が直面する典型的なジレンマです。業務効率化のためにシステムを刷新したいが、長年使ってきた既存システムを捨てるわけにはいかない。新旧システムの橋渡しをしながら、段階的にデジタル化を進める必要があるのです。

A社が求めた機能の中で、特に注目すべきは「価格データベース機能」でした。寸法、重量、オプションに基づく価格計算ロジックをシステム内にデータベース化し、自動計算できるようにする。これにより、属人化していた価格決定プロセスを標準化し、誰でも正確な見積もりを出せる体制を構築しようとしたのです。

また、3拠点と95種類の商品区分（主力機能、副機能、オプションなど）に基づいた自動採番機能も要件に含まれていました。受注番号の採番ルールを統一することで、どの拠点でどの商品区分の受注なのかが一目で分かる仕組みです。

さらに、顧客側の利便性も考慮されていました。Web上で顧客自身が発注できる機能、個別のIDやパスワードによるアクセス管理、閲覧制限機能。これらは、3000社という多数の取引先を効率的に管理するために不可欠な要素でした。

このケースから、中小製造業がWeb受発注システムを導入する際の重要なポイントが見えてきます。

まず、既存システムとの連携を前提に考えること。完全な刷新ではなく、既存の資産を活かしながら段階的にデジタル化を進めるアプローチが現実的です。API連携やデータ連携の可否は、システム選定の最重要項目と言えるでしょう。

次に、業界特有の複雑な業務ロジックをシステム化できるかどうか。A社の場合、寸法・重量・オプションによる価格計算という独自のロジックがありました。単なる受発注機能だけでなく、こうした業界特有のプロセスをどこまでシステム化できるかが、導入成功の鍵となります。

そして、取引先の規模と多様性に対応できるか。数千社規模の取引先を管理し、それぞれに適切なアクセス権限を付与し、個別の商習慣にも対応する。この柔軟性が求められます。

ただし、A社のような大企業向けの高度なカスタマイズを前提としたシステムは、従業員数十名規模の中小企業には必ずしも適していません。投資対効果を考えると、過剰なスペックになる可能性があります。

従業員10名から50名程度の中小製造業であれば、より導入しやすいクラウド型の受発注システムから始めることをお勧めします。FAX注文書のOCR自動取込、CSV一括登録、在庫管理との連動といった基本機能を押さえつつ、初期費用を抑えたシステムを選ぶことで、まずは手入力作業からの解放という第一歩を踏み出せます。

Wikiだるまは、こうした中小規模の製造業向けに最適化された受発注システムです。初期費用0円、月額5万円からという導入しやすい価格設定で、FAX自動取込、在庫連動、EDI連携といった実用的な機能を標準搭載しています。

大企業向けの高度なカスタマイズ案件とは異なり、中小企業が本当に必要とする「手入力からの解放」「在庫の見える化」「取引先対応の効率化」という3つの核心的な課題に焦点を絞っています。

もし、A社のような大規模なシステム連携やカスタマイズが必要な場合は、より大規模なプロジェクト向けのソリューションが適しているかもしれません。しかし、まずは小さく始めて、段階的に機能を拡張していくアプローチも有効です。

紙の注文書を手入力する日々から脱却したい。在庫切れによる納期遅延を防ぎたい。Excel管理の限界を感じている。そんな中小製造業の皆さまにとって、受発注のデジタル化は決して遠い未来の話ではありません。

まずは自社の課題を整理し、必要な機能を明確にすることから始めましょう。そして、既存システムとの連携可能性、導入コスト、運用のしやすさという3つの観点でシステムを比較検討してください。

Wikiだるまでは、30分の無料デモで実際の画面を体験いただけます。FAX注文書がどのように自動取込されるのか、在庫連動がどう機能するのか、ぜひ一度ご覧ください。あなたの会社の受発注業務が、どれだけ効率化できるかを実感していただけるはずです。