その生産計画、一人に依存していませんか？

「うちの生産計画は田中さん（仮名）しか立てられないんです」

製造業の経営者や工場長から、このような声をよく耳にします。

属人化がもたらす5つのリスク

1. ベテラン社員の退職・休職で業務が止まる

よくあるケースとして、定年退職が近づいているが後継者が育っていない、突然の病気や怪我で長期休職、競合他社へ転職してしまったといった状況があります。

実際の被害として、2週間分の生産計画が立てられず納期遅延が多発したり、代わりの担当者が手探りで作成して設備稼働率が30%低下したり、顧客からのクレームと信頼低下を招くことがあります。

2. 計画作成に異常に時間がかかる

典型的な状況では、毎週金曜日の午後に担当者が一人で5-8時間かけて作成しています。Excelの複雑な数式を駆使し、頭の中のルールで調整しているため、他の人には理解不能です。

組織への影響として、担当者が休めない（有給が取れない）、他の重要業務に時間を割けない、若手社員の育成が進まないといった問題が発生します。

3. ノウハウが共有されず、改善が進まない

属人化の悪循環として、ベテラン社員が全部知っているため他の社員は関与せず、ノウハウが蓄積されません。そのため新しいアイデアが出てこず、業務改善が進みません。

4. 品質が安定しない

同じベテラン社員でも、その日の体調や気分で判断が変わることがあります。具体例として、繁忙期は「とりあえず間に合わせる」計画になったり、閑散期は「効率より安全」を重視したり、人によって同じ状況でも判断が異なります。

5. 経営層が生産状況を把握できない

情報の非対称性として、経営層が「今、どの案件がどこまで進んでいるの？」と聞いても、現場担当者からは「把握してますが、説明すると1時間かかります」という返答になります。この状態では、迅速な経営判断ができません。

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属人化を解消する5つの方法

方法1：計画作成のルールを明文化する

まず、ベテラン社員の頭の中にある「暗黙のルール」を言語化します。

ステップ1：現状の計画作成プロセスをヒアリング

聞くべき質問として、どの順番で作業を割り当てているか、優先順位はどう決めているか、例外対応はどう判断しているか、過去の失敗事例はどのようなものかを確認します。

ステップ2：ルールを文書化

ルールブックには、基本方針として納期の早い順に優先する、段取り時間を最小化する、設備の稼働率を均等にするといった内容を記載します。優先順位の判断基準では、納期まで3日以内を最優先（赤）、納期まで1週間以内を優先（黄）、それ以外を通常（緑）として分類します。例外対応として、顧客Aからの急ぎ依頼は優先度+1とする、設備Bが故障中の場合は代替機で対応するといった具体的な指示を明記します。

ステップ3：若手社員にルールを使って計画を立ててもらう

実際にやってみることで、ルールの不足や曖昧な点が見えてきます。効果として、ノウハウの見える化、誰でも一定水準の計画が作れること、改善点が明確になることが挙げられます。

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方法2：AI自動スケジューリングを導入する

人間の判断をAIに学習させ、自動化します。

Wikiだるまの自動スケジューリング機能

AIが考慮する要素として、納期、工程の順序（前工程から後工程）、設備の能力と稼働状況、段取り時間、作業員のスキルレベル、材料の在庫状況があります。

操作は簡単で、受注データを入力して「自動スケジュール作成」ボタンをクリックすれば、10秒で最適な計画が完成します。必要に応じて手動調整も可能です。

導入効果の例として、計画作成時間が5時間から30分へ90%削減され、ベテラン社員は例外対応と改善に集中でき、若手社員はAIの提案を見ながら学べます。

AIの「説明可能性」が重要

単にスケジュールを出すだけでなく、「なぜこの順序にしたか」を説明できることが重要です。Wikiだるまでは、作業Aから作業Bの順にした理由として、同じ設備を使うため段取り時間が0分であること、作業Aの納期が2日早いこと、材料の在庫が十分にあることなどを表示します。これにより、若手社員も判断基準を学べます。

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方法3：チェックリストとテンプレートを活用

すべてをAIに任せるのではなく、人間が確認すべきポイントをチェックリスト化します。

生産計画チェックリスト（例）

計画作成前には、すべての受注データが入力済みか、急ぎの案件を見落としていないか、設備の保全スケジュールを確認したか、材料の在庫は十分かを確認します。

計画作成後には、すべての納期に間に合っているか、設備の稼働率に偏りはないか、残業が過度に発生していないか、材料の発注が必要な箇所はないかをチェックします。

テンプレートの活用

繁忙期用テンプレートでは、残業前提で計画し、納期優先で効率は二の次とし、外注も検討します。閑散期用テンプレートでは、定時内で完結させ、設備保全の時間を確保し、段取り訓練の時間を入れます。

効果として、誰でも一定水準の計画が作れること、見落としを防ぐこと、標準化が進むことが挙げられます。

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方法4：リアルタイムの進捗共有で「勘」を不要にする

ベテラン社員の「勘」の多くは、実は「現場の状況把握」です。

情報の非対称性を解消

従来の問題として、現場では設備が止まったり材料が足りなかったりしても、計画担当者は1日後に気づきます。ベテランの勘は「たぶん今ごろ○○が遅れてるはず」というものです。

リアルタイム共有の仕組みでは、現場がスマホ・タブレットで入力すると進捗がリアルタイムで更新され、遅延があれば自動で警告が出て、計画担当者が即座に対応できます。

Wikiだるmaのリアルタイム進捗管理

機能として、各作業の開始・終了を記録し、ガントチャートで可視化します。遅延が発生したら自動で後続作業を調整し、スマホからも確認・入力が可能です。

効果として、勘に頼らずデータで判断できること、問題の早期発見、経営層も生産状況を把握できることが挙げられます。

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方法5：段階的に権限移譲する

いきなり全部を若手に任せるのではなく、段階的に経験を積ませます。

3段階の育成ステップ

レベル1：計画のチェック担当（1-2ヶ月）

役割として、ベテラン社員が作った計画をチェックリストで確認し、問題点があれば指摘します。ベテラン社員が修正を行います。学べることとして、計画の見方、よくある問題パターン、チェックポイントがあります。

レベル2：簡単な計画を作成（3-6ヶ月）

役割として、閑散期や小規模案件の計画を作成し、ベテラン社員がレビューします。フィードバックを受けて修正します。学べることとして、計画の立て方、判断の基準、例外対応があります。

レベル3：独り立ち（6ヶ月以降）

役割として、通常の計画を一人で作成し、ベテラン社員は例外対応のみを担当します。若手社員同士でレビューし合います。効果として、リスク分散（複数人が計画を立てられる）、ベテラン社員の負担軽減、組織全体のスキル向上が実現します。

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属人化解消の成功事例

以下は一般的な導入パターンをもとにしたケースです。

従業員80名、金属加工業の事例

導入前の状況

課題として、生産管理課長（58歳）一人が計画を担当し、週8時間かけて作成していました。2年後に定年退職予定でしたが後継者がおらず、若手社員が計画作成を試みても5時間かかっても完成しませんでした。

導入ステップ

1ヶ月目には、課長の計画作成プロセスをヒアリングし、暗黙のルールを文書化して30ページのマニュアルを完成させました。

2ヶ月目には、Wikiだるまを導入し、AI自動スケジューリング機能を試験導入しました。課長の判断基準をAIに学習させました。

3ヶ月目には、30代社員2名がチェック担当になり、AIの提案を課長がレビューしました。

6ヶ月目には、若手社員が通常の計画を作成し、課長は例外対応とレビューのみを担当するようになりました。

導入後の効果

定量的効果として、計画作成時間が8時間から1.5時間へ81%削減され、計画作成者が1名から3名に増えてリスク分散ができ、課長の残業時間が月40時間から月10時間になりました。

定性的効果として、課長は「安心して退職できる」と語り、若手社員は「計画の意図が理解できるようになった」と話し、経営層は「生産状況がリアルタイムで見えるようになった」と評価しています。

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まとめ：属人化解消は「小さく始める」が鉄則

属人化の解消は、一朝一夕にはいきません。段階的に進めましょう。

3ヶ月で始める属人化解消ロードマップ

1ヶ月目：現状把握とルール化

ベテラン社員の暗黙知を言語化し、チェックリストとマニュアルを作成します。若手社員に計画のチェックを依頼します。

2ヶ月目：システム導入と試験運用

AI自動スケジューリング機能を導入し、小規模案件で試験運用します。問題点の洗い出しと改善を行います。

3ヶ月目：段階的な権限移譲

若手社員が簡単な計画を作成し、ベテラン社員がレビューします。フィードバックを繰り返します。

Wikiだるまで実現する「脱・属人化」

Wikiだるまは、生産計画の属人化を解消するための機能が充実しています。AI自動スケジューリング、リアルタイム進捗管理、チェックリスト・テンプレート機能、操作履歴の記録（誰が何をしたか分かる）、スマホ・タブレット対応などが利用できます。

製造業を中心に18社が導入済みです（2024年12月現在）。まずは無料相談から、貴社の属人化課題をヒアリングし、最適な解決策をご提案します。

属人化の解消は、企業の持続的成長に不可欠です。今すぐ第一歩を踏み出しましょう。