受発注システムの選び方｜比較で失敗しないための5つのチェックポイント

なぜ受発注システム選びは失敗しやすいのか

機能一覧だけを見て比較すると、実際の業務フローに合わず「結局Excelに戻った」という失敗につながりがちです。まず自社の受発注業務のどこに課題があるかを言語化してから比較を始めることが重要です。

チェックポイント1: 初期費用とランニングコスト

初期費用とランニングコストの確認では、月額料金だけでなくオプション課金や保守費用まで含めた総額で比較することが重要です。安く見える初期費用に釣られると、後から想定外のコストが積み重なるケースがあります。

初期費用が安くても月額が高額なケース、逆に月額は安くてもオプション課金が積み重なるケースがあります。総額でのシミュレーションが欠かせません。

チェックポイント2: 既存業務フローとの適合

既存業務フローとの適合とは、FAX・電話・メールなど取引先ごとに異なる受注チャネルに、システムがどこまで対応できるかを指します。ここが合わないシステムは、導入後に定着せず二重運用に戻ってしまいます。

FAX注文、電話注文、メール注文など、取引先ごとに異なるチャネルにどこまで対応できるかを確認します。

チェックポイント3: FAX・紙対応の有無

FAX・紙対応の有無は、中小企業間取引において導入後の定着を大きく左右するポイントです。既存の受注フローを急に変えられない取引先が多い業種ほど、この対応力の確認が欠かせません。

中小企業間の取引では、いまだにFAXや紙の注文書が主流という業種も多くあります。ここへの対応力が導入後の定着を左右します。

実際に、開発した担当者がすでに退職し、誰も中身を理解していない内製システムを抱えたまま身動きが取れなくなっていた製造業の相談を受けたことがあります。市販品に切り替えたい気持ちはあっても、今のシステムに業務そのものが合わさってしまっているため何をどこまで移行すればいいか整理できず、カスタマイズで結局コストが膨らむのではという不安が、決断を先延ばしにさせていました。FAXや紙といった既存の運用フローへの対応力も、こうした不安を解消する材料のひとつになります。

チェックポイント4: 拡張性

拡張性とは、受注管理だけでなく在庫管理や請求管理まで将来的に機能を広げられるかどうかです。拡張性のあるシステムを選べば、業務が拡大するたびにシステムを乗り換える手間を避けられます。

受注管理だけでなく、将来的に在庫管理や請求管理まで広げられるかどうかも確認しておくと、システムの乗り換えを繰り返さずに済みます。

チェックポイント5: サポート体制

サポート体制の確認とは、導入直後のトラブルにどれだけ迅速に対応してもらえるかを見極めることです。資料だけでは分からないため、デモや無料相談の場で直接質問して確かめることをおすすめします。

導入直後のつまずきに、どれだけ迅速に対応してもらえるかは、資料だけでは分かりません。デモや無料相談の際に直接確認するのがおすすめです。

実際の比較検討では、インフォマート・BtoBプラットフォームとWikiだるまの違いやSMILE Vからのリプレイス・連携を検討する際に確認すべきことのような個別の乗り換え事例を読むと、5つのチェックポイントが実務でどう活きるかが具体的にイメージしやすくなります。

まとめ

機能比較の前に、自社の課題を整理すること。そのうえで5つのチェックポイントに沿って候補を絞り込むことが、失敗しないシステム選定の近道です。