研究部門の事業化に最適な在庫管理システムの選び方｜初期費用0円・小規模スタートから拡張可能

研究部門が事業化フェーズに入ると、これまでの「研究用サンプル管理」から「商品としての在庫管理」へと、求められる管理レベルが大きく変わります。メールや口頭で受けた受託内容をExcelに転記する運用では、出荷ミスや在庫の見える化不足が事業成長の足かせになります。

本記事では、研究部門の事業化に伴う在庫管理システム導入で失敗しないための選び方と、小規模スタートから将来の拡張まで見据えた最適な導入方法を解説します。

研究部門の事業化で直面する在庫管理の3つの壁

壁1：Excel管理の限界「転記ミスと属人化」

研究部門では、少量多品種の試作品や受託品を扱うケースが多く、「メールで受注→担当者がExcelに転記→出荷時に手入力」という運用が一般的です。

5〜6名規模なら何とか回るかもしれません。しかし事業化に向けて10名、20名と拡大していくと、転記ミスによる出荷ミス、担当者が休むと在庫状況が分からない属人化リスク、複数人で同時編集できず最新の在庫数が不明というリアルタイム性の欠如、「いつ、誰が、何を出荷したか」の履歴が曖昧なトレーサビリティ不足といった問題が顕在化します。

ある製造業では、受注から出荷までの一連のデータ入力に、担当者一人あたり1日2時間を費やしていました。50名体制なら1日100時間、年間で24,000時間もの工数が単純なデータ入力に消えていたのです。時給換算で年間数千万円の人件費が、付加価値を生まない作業に投下されていることになります。

2026年下期に業務が多忙になる見込みなら、今のうちにシステム化しておかないと、繁忙期に業務が回らなくなる危険性があります。

壁2：「今は5名だけど将来は拡大」の板挟み

研究部門の事業化で最も難しいのが、システム選定における「現在と将来のギャップ」です。現在は利用者5〜6名で小規模な在庫管理ですが、将来は利用者10名以上で販売管理・受発注システムとの連携が必須になります。

大企業向けの高額システムを導入すれば将来は安心ですが、初期費用数百万円では小規模スタートの予算を圧迫します。かといって、簡易的なExcelマクロやスタンドアロン型システムでは、将来の拡張性がありません。求められるのは「小さく始めて大きく育てる」ことができる柔軟なシステムです。

壁3：システム連携の将来構想と現実のズレ

事業化を進めると、在庫管理だけでなく、顧客管理や見積・受注管理を行う販売管理システム、仕入先との発注・納期管理を行う受発注システム、請求書・領収書の自動生成を行う請求書発行システムが必要になります。

問題は、これらをいつ、どの順番で導入するかです。最初からすべてを統合した大規模ERPを導入するのは現実的ではありません。一方で、バラバラのシステムを導入すると、後からデータ連携で苦労します。理想は「必要な機能から段階的に導入でき、かつAPI連携で拡張できるシステム」です。

研究部門の事業化に最適な在庫管理システムの5つの選定基準

基準1：初期費用0円で小さくスタートできるか

研究部門の事業化では、予算の大半を「製造設備」や「人材採用」に充てるべきです。在庫管理システムに初期費用で数百万円を投じるのは得策ではありません。

クラウド型SaaSなら、初期費用0円・月額5万円からスタート可能です。オンプレミス型のような「サーバー購入費」「設置工事費」「カスタマイズ費」が不要で、予算を事業拡大に回せます。

基準2：2〜4週間で導入完了できるスピード感

2026年6月までに導入するなら、システム選定から稼働まで「最短ルート」を選ぶべきです。従来型のスクラッチ開発やパッケージ製品では、要件定義→設計→開発→テストで6ヶ月から1年かかります。しかしクラウド型SaaSなら、既に完成した標準機能を使うため、最短2週間、平均1〜2ヶ月で本稼働できます。

スクラッチ開発は導入期間6ヶ月から1年で初期費用300万円以上かかり、カスタマイズは自由です。パッケージ製品は導入期間3〜6ヶ月で初期費用100万円以上かかり、有償でカスタマイズが可能です。一方、クラウドSaaSは導入期間2週間から2ヶ月で初期費用0円、標準機能で対応できます。

基準3：5名→10名→20名へ柔軟に拡張できるか

事業化の進展に合わせて、利用人数は段階的に増えます。ユーザー数の増減に柔軟に対応できる料金体系が重要です。従量課金型なら必要な分だけ支払うため無駄がなく、段階的プランならスターター→スタンダード→プロフェッショナルと成長に合わせてアップグレードでき、ユーザー追加が管理画面から即座に可能です。

逆に避けるべきは、「最低ユーザー数20名から」のような大企業向けシステムです。

基準4：販売管理・受発注システムと連携できるか

在庫管理システムは「単体で完結するもの」ではありません。将来的には販売管理システムで受注データから自動で出荷指示を行い、受発注システムで発注データから自動で入荷予定登録を行い、会計システムで在庫金額を自動で会計ソフトに反映する連携が必須です。

API連携やCSVインポート・エクスポート機能があれば、将来的な拡張がスムーズです。Wikiだるまのような統合型システムなら、在庫管理・販売管理・受発注管理が最初から1つのシステムに統合されているため、後からバラバラに導入する手間がありません。

基準5：バーコード・RFID連携で効率化できるか

事業化が進むと、「手入力→バーコードスキャン」への移行が効率化の鍵になります。入荷時はバーコードスキャンで入荷登録し手入力が不要になり、出荷時はバーコードスキャンでピッキングミスを防止し、棚卸時はRFIDで一括読み取りして棚卸時間を90%短縮できます。

最初は手入力でも、将来的にバーコード・RFID対応できるシステムを選ぶべきです。

実際の導入ステップ：研究部門の事業化ケーススタディ

フェーズ1：現状分析と要件定義（1週間）

まず、現在のExcel管理を分析します。管理している項目として商品名、数量、入荷日、出荷日、顧客名、納期があり、現在の課題として転記ミス、リアルタイム性不足、属人化が挙げられます。Must要件としては、在庫情報管理、入荷予定管理、出荷管理、棚卸機能、在庫最適化、商品マスタ管理、バーコード連携、CSV連携が必要です。

システム選定では「標準機能でMust要件の80%以上をカバーできるか」を基準にします。カスタマイズ前提では、費用・期間ともに膨らみます。

フェーズ2：クラウドSaaS製品のデモ・トライアル（2週間）

複数のクラウドSaaS製品をデモ環境で試用します。チェックポイントとして、操作画面は直感的で研究職でも使いやすいか、必要な機能が標準搭載されているか、スマホ・タブレットでも使えて外出先でも確認可能か、サポート体制は充実しているかを確認します。

Wikiだるまの場合、無料デモ予約で実際の画面を30分で体験できます。Web会議形式なので、兵庫県の企業様でも東京のベンダーと気軽に商談可能です。

フェーズ3：初期設定とデータ移行（2〜4週間）

導入が決まったら、初期設定を進めます。商品マスタ登録では現在のExcelデータをCSVインポートし、倉庫・棚番設定で保管場所を登録し、ユーザー登録で5〜6名分のアカウントを作成し、権限設定で管理者と一般ユーザーの権限を分けます。

クラウドSaaSなら、ベンダーの導入サポートを受けながら進められるため、ITに詳しくない研究職の方でも安心です。

フェーズ4：テスト運用と本稼働（2週間）

まずは一部の商品でテスト運用します。入荷テストでは仕入先からの入荷をシステムに登録し、出荷テストでは顧客への出荷をシステムで処理し、在庫確認テストではリアルタイムで在庫数を確認します。

問題なければ本稼働に移行します。Excel管理と並行運用期間を1ヶ月程度設けると安心です。

フェーズ5：拡張フェーズ（3ヶ月〜）

本稼働後、徐々に機能を拡張します。導入から3ヶ月後にはバーコードスキャナ導入で入出荷の手入力を削減し、6ヶ月後には販売管理機能を追加して見積・受注を統合し、12ヶ月後には受発注機能を追加して仕入先管理も統合します。

段階的に機能追加できるシステムなら、事業の成長に合わせて無理なく拡張できます。

研究部門の事業化に最適なシステム要件まとめ

初期費用0円は、設備投資・人材採用に予算を回すために最重要です。最短2週間で導入できることは、2026年6月までに稼働させるために必須です。5名から10名へ拡張可能であることは、事業成長に合わせて柔軟に対応するために不可欠です。

標準機能でMust要件をカバーできれば、カスタマイズ費用・期間を削減できます。API・CSV連携があれば、将来の販売管理・受発注連携がスムーズです。バーコード・RFID対応は将来の効率化オプションとして重要で、スマホ・タブレット対応があれば外出先でも在庫確認が可能になります。

Wikiだるまが研究部門の事業化に最適な理由

1. 初期費用0円・月額5万円からスタート可能

大企業向けERPは初期費用300万円からが相場ですが、Wikiだるまは初期費用0円・月額5万円からでスタートできます。研究部門の事業化初期では、「小さく始めて効果を確認しながら拡大」が鉄則です。

2. 在庫管理・販売管理・受発注管理が1つに統合

将来的に販売管理・受発注システムとの連携を検討しているなら、最初から統合されているシステムを選ぶのが賢明です。

Wikiだるまなら、在庫管理として入荷・出荷・棚卸を一元管理でき、販売管理として見積・受注・売上管理ができ、受発注管理として仕入先への発注・納期管理ができます。これらが1つのシステムに標準搭載されているため、後からバラバラに導入する手間がありません。

3. 最短2週間で導入完了、2026年6月に間に合う

クラウドSaaSの強みは導入スピードです。Wikiだるまの導入実績では、最短2週間で商品マスタ登録とユーザー設定のみで即稼働でき、平均1〜2ヶ月でExcel移行とテスト運用を含めた標準的な導入が完了します。

2026年6月の本格稼働に向けて、2026年1〜3月に導入すれば十分な準備期間が確保できます。

4. 5名→10名→20名へ柔軟に拡張可能

Wikiだるまの料金プランは、事業成長に合わせて段階的にアップグレードできます。スタータープラン（月5万円）は1〜10名の小規模スタートに最適で、スタンダードプラン（月15万円）は10〜30名の中規模企業向け、プロフェッショナルプラン（月30万円）は30名以上の大規模運用に対応します。

ユーザー数の増減も管理画面から即座に対応できるため、繁忙期だけ増やすことも可能です。

5. バーコード・RFID連携で将来の効率化も対応

現時点では手入力でも、将来的にバーコードスキャナやRFIDを導入したくなるかもしれません。Wikiだるまは標準機能でバーコード・RFID連携に対応しているため、追加費用なしで効率化できます。

6. Excel・CSV連携で既存データをスムーズ移行

現在Excelで管理している商品マスタや在庫データは、CSVインポート機能で一括登録できます。手入力で転記する必要はありません。また、既存の会計システムや将来導入する他システムとも、CSVエクスポート機能でデータ連携が可能です。

まとめ：2026年6月の本格稼働に向けて今すぐ動こう

研究部門の事業化では、「在庫管理のシステム化」は後回しにされがちです。しかし、Excel管理の限界は必ず訪れます。2026年下期に業務が多忙になる前に、今のうちに基盤を整えておくことが成功の鍵です。

今すぐ始めるべきアクションとして、まずExcelで管理している項目と課題を洗い出す現状分析を行い、次にクラウドSaaS製品の無料デモで操作感を確認し、そして2026年1〜3月導入を目標にスケジュールを立てる導入計画を作成します。

Wikiだるまなら、初期費用0円・最短2週間で導入できるため、まずは無料デモ予約で実際の画面を体験してみてください。Web会議形式なので、兵庫県の企業様でも気軽にご相談いただけます。小規模スタートで始めて、事業の成長に合わせて拡張していく。それが、研究部門の事業化を成功させるシステム導入の最適解です。