Excel在庫管理が
実在庫と合わない
「棚卸したら在庫数が全然違った」「誰かがExcelを開いていて更新できない」
Excel在庫管理の限界と、システム移行の具体的な方法を解説します。
Excel在庫管理の限界を示す5つの兆候
以下のうち2つ以上当てはまる場合、システム移行を検討すべきタイミングです。
棚卸で在庫差異が頻発する
理論在庫と実在庫が合わない。差異の原因を追跡しようにも、いつ・誰が・何を間違えたか分からない。
誰かがExcelを開いていると更新できない
「読み取り専用で開きますか？」のダイアログ。同時編集できず、後から上書きして変更が消えることも。
入出庫履歴を追跡できない
「この在庫はいつ入荷したもの？」「どの出荷に使った？」ロットや賞味期限の追跡ができない。
欠品や過剰在庫が発生している
リアルタイムで在庫が見えないため、発注タイミングを逃して欠品。または過剰発注で在庫が山積み。
担当者以外が在庫状況を把握できない
「在庫いくつある？」の質問に担当者しか答えられない。営業や経営層がリアルタイムで確認できない。
なぜExcel在庫管理には限界があるのか
| 課題 | Excel | 在庫管理システム |
|---|---|---|
| リアルタイム更新 | 手動入力が必要。更新が遅れると在庫差異の原因に | 入出庫時に自動更新。常に最新の在庫数を表示 |
| 複数人での同時編集 | 同時編集不可。ファイル破損のリスクも | 複数人が同時にアクセス・更新可能 |
| ロット・賞味期限管理 | 別シートで管理が必要。紐付けが煩雑 | 在庫と紐付けて一元管理。先入先出も自動 |
| 複数倉庫の管理 | 倉庫ごとにファイルが分散。合計が分からない | 全倉庫の在庫を一画面で把握 |
| 入出庫履歴の追跡 | 履歴を残す運用が必要。漏れやすい | 全ての入出庫を自動記録。いつでも追跡可能 |
Excel在庫管理から脱却する3つの選択肢
クラウド型在庫管理システム
おすすめ初期費用を抑えて、すぐに導入可能。インターネット環境があればどこからでもアクセスできます。
メリット
- ✓ 初期費用が安い（0〜50万円）
- ✓ 導入が早い（最短2週間）
- ✓ どこからでもアクセス可能
- ✓ 自動バックアップ
向いているケース
- • 中小企業（従業員100名以下）
- • IT専任者がいない
- • まずは低コストで始めたい
オンプレミス型パッケージ
自社サーバーに導入するタイプ。セキュリティ要件が厳しい企業や、大量データを扱う場合に。
向いているケース
- • インターネット接続に制限がある環境
- • 社内にIT管理者がいる
- • 初期投資に余裕がある（数百万円〜）
ERPの在庫管理モジュール
販売・購買・会計と一体化した統合システム。全社的な業務改革を目指す場合に。
向いているケース
- • 年商10億円以上の中堅企業
- • 販売・会計システムも刷新したい
- • 導入に1年以上かけられる
Excelからシステムへの移行4ステップ
現状の棚卸を実施
まず正確な実在庫を把握します。この数字がシステム導入後の「初期在庫」になります。
マスタデータを整理
商品マスタ（品番・品名・単位）、倉庫マスタ、取引先マスタをExcelで整理。システムにインポートできる形式に。
並行運用期間を設ける
1〜2週間、ExcelとシステムをDUALで運用。数字が合うことを確認してから完全移行します。
運用ルールを決める
「入庫したらすぐ登録」「出庫前に在庫確認」など、システムを活かす運用ルールを現場と決めます。
導入効果の目安
棚卸時の在庫差異がほぼゼロに
丸1日かかっていた棚卸が半日に
適正在庫で機会損失を防止
よくある質問
Excel在庫管理の何が問題なのですか？
主な問題は、リアルタイム性がない、複数人での同時編集が困難、入出庫履歴の追跡が難しい、ロット・賞味期限管理ができない、複数倉庫の一元管理ができないことです。
Excelからシステムへのデータ移行は大変ですか？
CSVインポート機能があるシステムなら、Excelデータをそのまま取り込めます。Wikiだるまでは移行支援サービスも提供しており、商品マスタ・取引先マスタ・在庫データの移行を最短1週間でサポートします。
在庫管理システムの導入コストはどのくらいですか？
中小企業向けクラウド型は、初期費用0〜50万円、月額1〜10万円程度が相場です。Wikiだるまは初期費用0円、月額5万円から利用可能で、受発注管理と在庫管理を一元化できます。
ITに詳しくない社員でも使えますか？
Wikiだるまは「高齢スタッフでも使える」をコンセプトに設計。直感的な操作画面と、充実した操作研修で、ITが苦手な方でも安心して使えます。