FAX・メール注文の手入力を
なくす方法
毎日届くFAXやメールの注文書を、1件1件手入力していませんか？
入力ミス、時間のロス、担当者の負担…これらの課題を解決する方法を解説します。
FAX注文の手入力が引き起こす4つの問題
入力ミスによる誤出荷
数量の読み間違い、品番の入力ミス、納品先の間違い。 月間500件の注文で入力ミス率1%なら、年間60件の誤出荷が発生します。 返品・再配送のコストは1件あたり平均5,000円以上。
担当者の時間的負担
1件の注文入力に平均3〜5分。月間500件なら25〜40時間を入力作業に費やしています。 本来やるべき顧客対応や改善業務の時間が奪われています。
業務の属人化
「この取引先の注文書はこう読む」という暗黙知。 担当者が休むと処理が止まり、退職時には引継ぎに数週間かかることも。
繁忙期の残業増加
月末・期末の注文集中時は入力作業が追いつかない。 残業で対応しても、疲労によるミスが増える悪循環に。
FAX注文を自動化する3つの方法
取引先の状況や自社の体制に応じて、以下の方法を組み合わせるのが効果的です。
OCRによる自動データ化
おすすめFAXで届いた注文書をOCR（光学文字認識）で自動的にデータ化します。 取引先にシステム変更をお願いする必要がなく、すぐに導入できるのがメリットです。
Wikiだるまの場合
- AI-OCRで手書き文字も高精度認識
- 取引先ごとのフォーマットを学習して精度向上
- 読み取り結果を確認・修正してから登録
EDI（電子データ交換）への移行
取引先と直接データ連携し、注文情報を電子的にやり取りします。 大手取引先との取引がある場合に有効ですが、取引先側の対応が必要です。
向いているケース
- • 大手小売・卸との取引がある
- • 取引量が多く、EDI投資の効果が見込める
- • 取引先がすでにEDI対応している
Web受注フォームの提供
取引先に専用の注文フォームを提供し、Web経由で注文を受け付けます。 入力ミスが発生しにくく、在庫情報もリアルタイムで共有できます。
向いているケース
- • 中小規模の取引先が多い
- • 取引先がPCやスマートフォンを使える
- • 在庫状況をリアルタイムで共有したい
FAX自動化の導入5ステップ
現状の課題を整理する
月間の注文件数、入力ミス発生率、担当者の作業時間を把握します。「なんとなく大変」ではなく、数字で課題を可視化することで、導入効果を測定できます。
取引先の注文方法を分類する
FAX、メール、電話、EDIなど、取引先ごとの注文方法を一覧化します。注文件数の多い取引先から優先的に対応することで、効果を早く実感できます。
自動化ツールを選定する
OCR精度、既存システムとの連携、コストを比較してツールを選びます。無料トライアルやデモで実際の注文書を読み取らせてみることをお勧めします。
パイロット導入を行う
主要取引先2〜3社から試験導入し、読み取り精度と業務フローを検証します。現場の声を聞きながら、運用ルールを固めていきます。
全社展開と継続改善
検証結果をもとに全取引先へ展開します。読み取りエラーのパターンを分析し、継続的に精度を改善していきます。
導入効果の目安
月40時間の入力作業が8時間に
年間60件の誤出荷が3件に
既存業務を止めずに移行可能
よくある質問
FAX注文書の手入力にはどんな問題がありますか？
主な問題は、入力ミスによる誤出荷、担当者の時間的負担、繁忙期の残業増加、属人化による業務の停滞です。月間数百件の注文を処理する企業では、入力ミス率1%でも年間数十件の誤出荷が発生します。
手書きのFAX注文書もOCRで読み取れますか？
はい、最新のAI-OCRは手書き文字も高精度で認識できます。ただし読み取り精度はフォーマットの統一度に依存するため、取引先に記入ルールを案内することで精度が向上します。
FAX自動化の導入コストはどのくらいですか？
初期費用0円、月額5万円から導入可能です。専用のFAX-OCRシステムを個別に構築すると数百万円かかりますが、Wikiだるまなら受発注システムの一機能として利用できます。
取引先にシステム変更をお願いする必要はありますか？
OCR方式なら、取引先は今まで通りFAXで注文を送るだけでOKです。取引先側の負担なく導入できるのが大きなメリットです。