FAX・メール注文の手入力を
なくす方法
FAXやメールで届く注文書の手入力は、AI-OCRで注文書を自動で読み取り、受注データに変換することでなくせます。取引先は今まで通りFAXを送るだけでよく、読み取り結果は担当者が確認してから登録するため、手書きや取引先ごとに異なる書式にも対応できます。
FAX注文の手入力が引き起こす4つの問題
入力ミスによる誤出荷
数量の読み間違い、品番の入力ミス、納品先の間違い。 試算例：月間500件の注文で入力ミス率が1%なら、年間60件の誤出荷につながります。 誤出荷のたびに返品・再配送の手間とコストが発生します。
担当者の時間的負担
注文書を1件ずつ読み取り、品番・数量・納品先を手で入力する作業は、件数に比例して増えていきます。 本来やるべき顧客対応や改善業務の時間が奪われています。
業務の属人化
「この取引先の注文書はこう読む」という暗黙知。 担当者が休むと処理が止まり、退職時の引継ぎにも時間がかかります。
繁忙期の残業増加
月末・期末の注文集中時は入力作業が追いつかない。 残業で対応しても、疲労によるミスが増える悪循環に。
FAX注文を自動化する3つの方法
取引先の状況や自社の体制に応じて、以下の方法を組み合わせるのが効果的です。
OCRによる自動データ化
おすすめFAXで届いた注文書をOCR（光学文字認識）で自動的にデータ化します。 取引先にシステム変更をお願いする必要がなく、すぐに導入できるのがメリットです。
Wikiだるまの場合
- AI-OCRで手書き文字の読み取りにも対応
- 取引先ごとの修正内容をもとに読み取り設定を調整
- 読み取り結果を確認・修正してから登録
EDI（電子データ交換）への移行
取引先と直接データ連携し、注文情報を電子的にやり取りします。 大手取引先との取引がある場合に有効ですが、取引先側の対応が必要です。
向いているケース
- • 大手小売・卸との取引がある
- • 取引量が多く、EDI投資の効果が見込める
- • 取引先がすでにEDI対応している
Web受注フォームの提供
取引先に専用の注文フォームを提供し、Web経由で注文を受け付けます。 入力ミスが発生しにくく、在庫情報もリアルタイムで共有できます。
向いているケース
- • 中小規模の取引先が多い
- • 取引先がPCやスマートフォンを使える
- • 在庫状況をリアルタイムで共有したい
FAX自動化の導入5ステップ
現状の課題を整理する
月間の注文件数、入力ミス発生率、担当者の作業時間を把握します。「なんとなく大変」ではなく、数字で課題を可視化することで、導入効果を測定できます。
取引先の注文方法を分類する
FAX、メール、電話、EDIなど、取引先ごとの注文方法を一覧化します。注文件数の多い取引先から優先的に対応することで、効果を早く実感できます。
自動化ツールを選定する
OCR精度、既存システムとの連携、コストを比較してツールを選びます。無料トライアルやデモで実際の注文書を読み取らせてみることをお勧めします。
パイロット導入を行う
主要取引先2〜3社から試験導入し、読み取り精度と業務フローを検証します。現場の声を聞きながら、運用ルールを固めていきます。
全社展開と継続改善
検証結果をもとに全取引先へ展開します。読み取りエラーのパターンを分析し、継続的に精度を改善していきます。
WikiだるまのFAX受注でできること
FAX受信からOCRまで自動で実行
受信したFAXをAI-OCRで読み取り、発注元・品番・数量などを受注データの候補として取り込みます。
商品マスタとの照合
読み取った商品名を登録済みの商品マスタと照合し、一致しない明細は確認が必要なものとして表示します。
重複注文のチェック
発注番号・発注元・金額・発注日を直近の受注と照らし合わせ、同じ注文の二重登録を警告します。
確認してから受注登録
読み取り結果は担当者が確認・修正してから承認し、受注として登録します。不要なFAXは却下できます。
よくある質問
FAX注文書の手入力にはどんな問題がありますか？
主な問題は、入力ミスによる誤出荷、担当者の時間的負担、繁忙期の残業増加、属人化による業務の停滞です。試算例として、月間500件の注文で入力ミス率が1%なら、年間60件の誤出荷につながります。
FAX注文の自動化にはどんな方法がありますか？
主な方法は、OCR（光学文字認識）による自動データ化、EDI（電子データ交換）への移行、Web受注フォームの提供の3つです。取引先の状況に応じて組み合わせるのが効果的です。
手書きのFAX注文書もOCRで読み取れますか？
はい、AI-OCRは手書き文字の読み取りにも対応しています。ただし読み取り精度はフォーマットの統一度に依存するため、取引先に記入ルールを案内することで精度が向上します。
FAX自動化の導入コストはどのくらいですか？
FAX-OCRだけを利用する場合は、月額の基本料金はかからず、使用枚数に応じた従量課金のみです（ライト：月50枚まで2,000円、スタンダード：月200枚まで6,000円、ヘビー：月500枚まで12,000円、超過分は1枚30円）。受注管理などの機能と組み合わせる場合は、基本プラン月額6万円にFAXの従量課金が加わります。初期費用はいずれも0円で、FAX-OCRのみのご利用を含め2週間の無料トライアルがあります。
取引先にシステム変更をお願いする必要はありますか？
OCR方式なら、取引先は今まで通りFAXで注文を送るだけでOKです。取引先側の負担なく導入できるのが大きなメリットです。