低コストで
受発注を一元管理する方法
予算が限られた中小企業やNPO向け。
受発注・在庫・請求をExcelから一元管理へ移すための、
費用を抑えた進め方とシステム選定のポイントを解説します。
「システム導入は高い」という誤解
よくある誤解
- ✕「システム導入は高額になる」→ クラウド型なら初期費用を抑えて始められる
- ✕「うちの規模には大げさ」→ 必要な機能だけで小さく始められる
- ✕「Excelで十分」→ 入力・転記の時間を人件費に換算すると見えないコストがある
- ✕「IT担当者がいないと無理」→ クラウド型ならサーバーの管理は不要
Excel管理の隠れたコスト
入力・転記作業
受注・発注・在庫・請求のファイル間で同じデータを何度も入力
入力ミスによる損失
返品・再配送・信頼低下
在庫確認の問い合わせ対応
リアルタイムに在庫を把握できず、確認に手間がかかる
機会損失
欠品・過剰在庫・対応遅延
試算例：入力・転記作業が月40時間、時給2,000円の場合、人件費だけで月8万円になります。 自社の作業時間と時給に置き換えて計算してみてください。
Wikiだるまで一元管理できる業務
受注管理
受注を一覧で管理し、受注確定などのステータスで進み具合を確認できます。
発注書の作成
登録した発注データから発注書をPDFで出力できます。
在庫・入出庫の管理
入出庫の記録をもとに在庫数を管理し、棚卸にも対応します。
請求書の発行
請求書を作成し、PDFでの出力やメールでの送付ができます。
CSVで商品データを取り込み
Excelで管理していた商品データをCSVテンプレートに合わせて一括で取り込めます。 取り込み結果は行ごとに成功・エラーを確認できます。
要注意！システム導入の隠れコスト
よくある追加費用
- 1
初期設定・導入支援費用
月額とは別に初期費用がかかるパターン
- 2
データ移行費用
既存データの移行は別料金のケースが多い
- 3
カスタマイズ費用
「少しの変更」でも別途費用がかかることがある
- 4
追加ユーザー費用
ユーザー数に上限があり、超えると追加料金がかかるケース
- 5
サポート費用
電話サポートは有料オプションの場合あり
Wikiだるまの料金体系
初期費用0円
月額6万円から
必要な機能だけで始められます
2機能目以降は+3万円/機能
業務の広がりに合わせて機能を追加できます
有料の専任サポート
導入時の設定やデータ移行を任せたい場合は、月額5万円、またはスポットの100時間パック54万円でご利用いただけます
低コストで導入する5つのステップ
現状のコストを可視化する
Excel管理にかかっている人件費、ミスによる損失、機会損失を計算します。 「月に何時間を入力作業に費やしているか」「過去1年でミスによる損失はいくらか」を 具体的に数値化することで、システム導入の費用対効果が明確になります。
必要な機能を絞り込む
「あったらいいな」ではなく「ないと困る」機能だけをリストアップします。 受注管理、在庫管理、請求書発行など、コア機能に絞ることで 費用を抑えられます。Wikiだるまは機能単位の料金のため、必要な機能だけで始められます。
最低限必要な機能（例）
- • 受注入力・管理
- • 在庫数の把握
- • 発注書作成
- • 入出庫記録
クラウド型サービスを比較する
初期費用0円のクラウド型を中心に比較します。 月額費用だけでなく、ユーザー数課金、データ容量制限、 契約期間の縛りなども確認しましょう。
比較時のチェックポイント
- ✓ 最低契約期間はあるか（1ヶ月単位か、年契約か）
- ✓ 解約時のデータ出力は可能か
- ✓ 将来の拡張性（上位プランへの移行）
無料トライアルで検証する
実際の業務データで試用し、使い勝手と必要な機能が揃っているかを確認します。 現場の担当者にも触ってもらい、「使える」という感触を得ることが重要です。
段階的に導入する
まず1部門・1業務から開始し、効果を確認しながら徐々に範囲を広げていきます。 「全社一斉導入」はリスクが高く、コストも膨らみがちです。 小さく始めて大きく育てるアプローチが低コスト導入の鉄則です。
よくある質問
Q. Wikiだるまの料金はいくらですか？
初期費用0円・月額6万円からご利用いただけます。 2機能目以降は1機能につき月額3万円の追加です。 必要な機能だけで始め、後から機能を追加できます。
Q. 無料の受発注システムはありますか？
一部のサービスで無料プランがありますが、ユーザー数・データ量・機能に制限があるのが一般的です。 業務で本格的に使う場合は、有料プランへの切り替えが必要になることがあります。
Q. コストを抑えるポイントは何ですか？
クラウド型を選ぶ（サーバー費用不要）、必要な機能に絞る（カスタマイズを最小限に）、 段階的に導入する（最初は基本機能から）の3点がポイントです。 特にカスタマイズは費用が膨らむ原因になりやすいので、 「標準機能でどこまでできるか」を先に確認することが重要です。
Q. 隠れコストにはどんなものがありますか？
初期設定費用、データ移行費用、カスタマイズ費用、追加ユーザー費用、 サポート費用、バージョンアップ費用などがあります。 契約前に「月額費用 × 12ヶ月 + 初期費用 + 想定される追加費用」で 年間の総所有コスト（TCO）を確認することが重要です。
Q. 小規模事業者でも効果はありますか？
少人数の事業者ほど、受注・発注・在庫・請求の入力や転記を一人が兼務していることが多く、 一元管理で二重入力をなくす効果を実感しやすくなります。 空いた時間を本業に充てることができます。